Lieferantenerklärung: Das ist zu beachten

Insofern EU-Unternehmen Handel mit Geschäftspartnern in anderen Mitgliedsstaaten der Europäischen Union treiben, werden sie früher oder später Lieferantenerklärungen nachweisen müssen, um gewisse Vorteile im grenzüberschreitenden Warenverkehr nutzen zu können. Mithilfe des Dokuments wird der Präferenzursprung der versendeten Waren durch den Lieferanten erklärt.

Wozu wird eine Lieferantenerklärung benötigt?

Exportierende Unternehmen benötigen eine Lieferantenerklärung (LE), um einen Präferenznachweis, wie zum Beispiel ein Ursprungszeugnis oder Warenverkehrsbescheinigungen (EUR.1 oder EUR.2), zu beantragen. Mit diesen werden wiederum vorteilhaftere Zollsätze beim Handel der Waren über Ländergrenzen erzielt. Für Länder und Staatengemeinschaften, die ein Präferenzabkommen mit der EU geschlossen haben, gelten dann Präferenzzollsätze, die in der Regel deutlich unter den Standard-Zolltarifen liegen. In einigen Fällen können die Grenzzölle sogar komplett entfallen. LE enthalten Angaben, die benötigt werden, um die Ursprungseigenschaft der gelieferten Waren festzustellen, wie etwa die Herkunft der Waren und gegebenenfalls entsprechende Kennzeichnungen.

Grundsätzlich besteht keine Verpflichtung, eine Lieferantenerklärung abzugeben, es sei denn, mit dem Warenempfänger wurde ein Kaufvertrag geschlossen, der eine entsprechende Klausel beinhaltet. Zudem werden die besagten Erklärungen vor allem für Warenbewegungen zwischen den Mitgliedsstaaten der EU genutzt (Lieferantenerklärungen mit Präferenzursprungseigenschaft). LE für Warenlieferungen in Länder außerhalb der Europäischen Union (Lieferantenerklärungen ohne Präferenzursprungseigenschaft) werden nur in Ausnahmefällen erstellt, beispielsweise beim Handel mit der Türkei.

So funktioniert die Abgabe

Die auf der Lieferantenerklärung gemachten Angaben werden durch den Lieferanten abgegeben, also durch denjenigen, der die Verfügungsgewalt über die Ware besitzt. Eine Erklärung können Unternehmen auch nach Lieferung der Waren vornehmen. Die Dokumente können entweder separat, also pro Warenbewegung, erstellt oder es können Langzeit-Lieferantenerklärungen (LLE) genutzt werden, mit denen der Exporteur versichert, dass die Ursprungseigenschaft für sämtliche gelieferte Waren gleichermaßen gilt. LLE gelten maximal zwei Jahre und müssen zwingend

das Ausfertigungsdatum
das Anfangsdatum, also den Geltungsdauerbeginn der LLE (max. Zwölf Monate vor und max. Sechs Monate nach Ausfertigungsdatum)
das Ablaufdatum, also das Geltungsdauerende der LLE (max. 24 Monate nach Ausfertigungsdatum)

beinhalten. Außerdem ist der Exporteur verpflichtet, seinen Handelspartner unverzüglich zu informieren, sollten sich die Bedingungen des Warenursprungs der Lieferungen ändern.

Achtung! Unternehmen, die derzeit Handel mit Großbritannien betreiben, sollten darauf achten, dass Waren, die in Großbritannien produziert wurden, mit dem Austritt des Vereinigten Königreichs aus der EU ihre europäische Ursprungseigenschaft verlieren. Auch wenn britische Produkte in EU-Ländern weiterverarbeitet werden, muss geklärt sein, ob die Ursprungseigenschaft und damit eine vorteilhaftere Präferenzverzollung durch eine Weiterverarbeitung gefährdet werden könnte.

Diese Besonderheiten und Formvorschriften sollten bei der LE-Erstellung bekannt sein

Generell gilt, dass die gelieferten Waren separat und eindeutig bezeichnet werden müssen, um die Nämlichkeit der Lieferung zu gewährleisten. Die Lieferantenerklärung kann

als Vermerk auf dem Lieferschein bzw. der Rechnung
als Vermerk auf einem der Handelspapiere
als separates Dokument

erstellt werden. Sie muss Angaben zu den gelieferten Waren selbst, zur Herkunft derselben, zum Zielland, zu Ort und Datum der Erstellung, den Firmennamen und die Unterschrift des Exporteurs enthalten. Die geforderten Informationen zur Waren-Kumulierung beziehen sich auf verwendete Vormaterialien aus anderen Ländern der Präferenzzone. Die Originale müssen vom Lieferanten in der Regel händisch unterzeichnet werden, es sei denn, die Erklärung wurde digital erstellt und authentifiziert oder der Lieferant kann eindeutig identifiziert werden und erklärt sich schriftlich bereit, die volle Haftung für die Erklärung der Ursprungseigenschaft zu übernehmen.

Der Wortlaut einer Lieferantenerklärung ist entsprechend der Durchführungsverordnung (EU) 2015/2447 Artikel 61 und fortfolgende der EU Kommission vorzunehmen, weshalb es ratsam ist, die angehängten Mustererklärungen zu verwenden. Mit Hilfe dieser LLE-Vorlage erstellen Sie zudem Langzeit-Lieferantenerklärungen gemäß den geltenden Anforderungen, um juristische Probleme im Nachgang zu vermeiden. Zwar ist eine LE nicht rechtlich verpflichtend, doch sollten Unternehmen, die eine Lieferantenerklärung abgeben, gegen die gemachten Angaben verstoßen, können sowohl steuer- als auch straf- und zivilrechtliche Schritte durch den Warenempfänger eingeleitet werden.

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