Rechtsanwaltskanzleien ermitteln zumeist ihren Gewinn mittels der Einnahmen-Überschuss-Rechnung gem. § 4 Abs. 3 EStG. Für die Umsatzsteuer wird zumeist die Ist-Besteuerung gem. 20 Abs. 1 Nr. 3 UStG gewählt. Diese Kombination wird deshalb häufig gewählt, da sie für die Kanzleien einen Liquiditätsvorteil bedeutet.
Die Begrifflichkeiten "vereinbarte Entgelte" (§ 16 Abs. 1 Nr. 1 UStG) und "vereinnahmte Entgelte" (§ 20 UStG) sind Begriffe aus dem UStG. Mit der Soll-Besteuerung ist die Besteuerung nach "vereinbarten Entgelten" gemeint, während mit der Ist-Besteuerung die Besteuerung nach "vereinnahmten Entgelten" gemeint ist. Die Ist-Besteuerung nach § 20 UStG ist eine Ausnahme zur Regel des § 16 Abs. 1 UStG, der als Regelfall die Besteuerung nach vereinbarten Entgelten vorsieht. Die Ist-Besteuerung darf nur in den in § 20 UStG genannten Fällen für die vereinnahmten Entgelte angewendet werden. Häufig wird übersehen, dass die Ist-Besteuerung nicht die Vorsteuer (§ 15 Abs. 1 UStG) umfasst.
Der Gewinnermittlung durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung (§ 4 Abs. 3 EStG) liegt das Zufluss-Abfluss-Prinzip zugrunde. Dieses Prinzip bedeutet, dass Einnahmen in dem Wirtschaftsjahr zugeflossen sind, in dem die Rechnung bezahlt wurde. Gleiches gilt auch für die Ausgaben. Dieses Prinzip kennt jedoch auch Ausnahmen, so sind beispielsweise regelmäßig wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben gem. § 11 EStG dem wirtschaftlich zugehörigen Jahr zuzuordnen, wenn sie kurze Zeit vor Beginn oder kurze Zeit nach Beendigung des Kalenderjahres zugeflossen bzw. abgeflossen sind. Unter kurze Zeit versteht die Rechtsprechung 10 Tage.
In der folgenden Darstellung wird der Zusammenhang zwischen Gewinnermittlung und Umsatzsteuer dargestellt.
Die Darstellung soll zeigen, dass für die Gewinnermittlung mittels Betriebsvermögensvergleichs (Bilanz) und Soll-Besteuerung die Erfassung der "vereinbarten Entgelte" bzw. Forderungen und Verbindlichkeiten erforderlich ist, während für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach dem Zufluss-Abfluss-Prinzip und der Ist-Besteuerung sowohl die Zahlungseingänge "vereinnahmte Entgelte" als auch die "vereinbarten Entgelte" erforderlich sind, um die steuerrechtliche Anforderungen zu erfüllen.
Die Spaltenüberschriften in gelben Kästen "Soll-Prinzip" und "Ist-Prinzip" beziehen sich auf die Art der Buchhaltung, also welche Geschäftsvorfälle im Hauptbuch abgebildet werden. Soll-Prinzip meint, dass Forderungen/Verbindlichkeiten mit Zahlungsvorgängen aufgezeichnet werden. Das Ist-Prinzip hingegen meint, dass lediglich die Zahlungsvorgänge für Erlöse und Aufwand aufgezeichnet werden. Dies schließt im übrigen nicht aus, dass auch Ausgaben wie Abschreibungen in einer solchen vereinfachten Buchführung aufgezeichnet werden können.
Die dunkelrot markierten Kästen zeigen Sachverhalte, für die die ledigliche Erfassung der Zahlungsvorgänge ausscheidet und sich somit in dem betreffenden Kontext nicht gesetzeskonform abbilden lassen. Die hellrot markierten Sachverhalte lassen sich in dem betreffenden Kontext korrekt abbilden. Der rot markierte Sachverhalt lässt sich bedingt durch zulässige Vereinfachungen noch in der Buchhaltung nach dem Ist-Prinzip abbilden.
Nach § 20 UStG bezieht sich die Ist-Besteuerung lediglich auf die Umsätze des Unternehmers, also auf Leistung, die er erbracht hat. Von der Ist-Besteuerung ist jedoch nicht der Vorsteuerabzug erfasst. Hier gilt § 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG, der in der Regel das Vorliegen einer ordnungsgemäßen Rechnung voraussetzt und eine Bezahlung der Rechnung nicht zusätzlich erfordert.
Um die Umsatzsteuerzahllast korrekt ermitteln zu können, sind also nicht nur die Zahlungen insb. die Zahlungseingänge für die Umsatzsteuer, sondern auch die Eingangsrechnungen für den Vorsteuerabzug zu erfassen. Eine korrekte Abbildung dieses Sachverhaltes bedeutet deshalb in der Buchhaltung keine Vereinfachung ggü. den Buchhaltungen nach dem Soll-Prinzip.
Um diese Vereinfachung jedoch herzustellen, wird in der Praxis das Ist-Prinzip auch für den Vorsteuerabzug angewendet. Dies wird von der Finanzverwaltung toleriert, da der Vorsteuerabzug zu Lasten des Steuerpflichtigen erst zum Zeitpunkt der Zahlung geltend gemacht wird.
Die Zusammenfassende Meldung an das Bundeszentralamt für Steuern stellt für die Buchhaltungen, die lediglich nach dem Ist-Prinzip Zahlungsvorgänge buchen, ein Problem dar. Vereinfacht gesagt sind bei der Zusammenfassenden Meldung die Leistungen nach dem Soll-Prinzip zu melden. Es existiert keine Toleranzregelung, die es gestatten würde, diese Leistungen nach dem Ist-Prinzip, also lediglich Zahlungen aufgrund solcher Leistungen, mitzuteilen. Dies führt zu einem Problem, wenn die Zahlungen nicht im gleichen Voranmeldungszeitraum erfolgen wie die Leistungen. In dem BMF-Schreiben vom 15.06.2010 - IV D 3 - S 7427/08/10003-03 (BStBl 2010 I S. 569) heißt es dazu:
Ein kurzer Blick nach Österreich zeigt, dass hierzu auch bei unserem Nachbarn keine Ausnahme für das Ist-Prinzip gilt. In der Info des BMF, GZ SZK-010219/0059-USt/2010 vom 10.03.2010 wird dies mit folgenden Worten klargestellt:"Unbeachtlich ist, ob der Unternehmer seine Umsätze nach vereinbarten oder vereinnahmten Entgelten versteuert. Bei den steuerpflichtigen sonstigen Leistungen im vorstehenden Sinne und den Lieferungen im Sinne von § 25b Absatz 2 UStG im Rahmen von innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften ist es zudem unbeachtlich, wann der Unternehmer die Rechnung ausgestellt hat."
Für die Praxis bedeutet dies, wer lediglich eine Buchhaltung nach dem Ist-Prinzip führt, muss künftig gesonderte Aufzeichnungen über solche Sachverhalte machen, da sie sich nicht in seiner Buchhaltung abbilden lassen. Die bessere Möglichkeit ist jedoch, gleich eine Buchhaltung nach dem Soll-Prinzip zu führen, da sich dort aus den abgebildeten Geschäftsvorfällen die gewünschten Zusammenfassende Mitteilungen erzeugen lassen. Weiters spricht gegen Nebenaufzeichnungen, dass auch Korrekturen der Bemessungsgrundlage für die Zusammenfassende Meldung berücksichtigt werden müsse. Das heißt, es kommt bei einem solchen Vorgehen zu einem erhöhten Abstimmungsbedarf und einer weiteren Fehlerquelle in der Buchhaltung.Im Zusammenhang mit dem zeitlichen Bezug der Zusammenfassenden Meldung bei sonstigen Leistungen, die von so genannten "Istversteuerern" wie bspw. Anwälten, Steuerberatern oder anderen freiberuflich Tätigen im Gemeinschaftsgebiet erbracht werden, kommt es vermehrt zu umsatzsteuerrechtlichen Fragen. Im Folgenden wird klargestellt, dass die Angaben in der Zusammenfassenden Meldung für jenen Meldezeitraum zu machen sind, in dem die steuerpflichtige sonstige Leistung ausgeführt wird – unabhängig vom Zeitpunkt der Rechnungsausstellung oder der Vereinnahmung des Entgeltes. Die Regelungen zur Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten kommen hier nicht zur Anwendung.
Eine Gewinnermittlung nach EÜR und eine Ist-Besteuerung lassen sich in einer Buchhaltung nach dem Soll-Prinzip korrekt abbilden, da in einer solchen Buchhaltung ebenfalls die Zahlungsvorgänge erfasst werden.
Eine zusätzliche Komplexität schafft der Umstand, dass seit 2010 auch "innergemeinschaftliche sonstige Leistungen" gesondert in der Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) anzugeben sind. Hierfür ist die Bemessungsgrundlage in der UStVA-Kennzahl 21 anzugeben. Die Bemessungsgrundlage von UStVA-Kennzahl 21 und die in der ZM mitgeteilten Werte müssen übereinstimmen, da sonst eine Unstimmigkeit in den Aufzeichnungen vorliegt, die für die Finanzverwaltung aufgrund sich widersprechender Werte evident ist. Zu dieser informatorischen Mitteilung in der UStVA kommen noch weitere informatorische Angaben für Sachverhalte hinzu, die sich ebenfalls nicht auf die Umsatzsteuerzahllast auswirken, aber dennoch mitgeteilt werden müssen. Dies sind beispielsweise "Übrige nicht steuerbare Umsätze (Leistungsort nicht im Inland)" in der UStVA-Kennzahl 45. Weitere UStVA-Kennzahlen lassen sich dem UStVA 2011 - Formular entnehmen. Für die UStVA-Kennzahl 45 ist mit einer gewissen Toleranz der Finanzverwaltung zu rechnen, wenn die Zahlung nicht wesentlich später als die Leistungserbringung erfolgt. Ob diese Voraussetzung jedoch in der betreffenden Buchhaltung vorliegt, ist bei einer Buchhaltung nach dem Ist-Prinzip nur durch zusätzliche Aufzeichnung zu überprüfen. Daher dürfte diese Vereinfachung für die Praxis nicht zu einer wesentlichen Vereinfachung führen.
Die Konsequenz daraus ist, dass auch eine korrekte Ermittlung der UStVA-Kennzahlen aus der Buchhaltung nach dem Ist-Prinzip nicht mehr möglich ist, sobald Sachverhalte mit Leistungsort im Ausland auftreten. Bei einer Rechtsanwaltskanzlei läßt sich ein solcher Sachverhalt heute nicht mehr ausschließen, da auch die anwaltliche Tätigkeit, insb. im wirtschaftsberatenden Bereich, grenzüberschreitend vorkommt.
Letztlich bedeutet dies für Rechtsanwaltskanzleien, dass sie ihre Buchhaltung den geänderten Rahmenbedingungen anpassen müssen, um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen. Dies bedeutet, dass eine einfache Buchhaltung auch bei Gewinnermittlung nach EÜR und Ist-Besteuerung bei der Umsatzsteuer nicht mehr ausreicht.
Künftig ist bei der Auswahl einer geeigneten Software, die auch das externe Rechnungswesen (Finanzbuchhaltung) abdeckt, darauf zu achten, dass die oben aufgezeigten Sachverhalte gesetzeskonform abgebildet werden und dies ist jedenfalls mit einer Buchhaltung nach dem Soll-Prinzip möglich.
Meine Erfahrungen mit All-In-One-Prgrammen für Rechtsanwaltskanzleien, die bereits viele Jahre am Markt sind, haben gezeigt, dass die steuerrechtlichen Rahmenbedingungen nur unzureichend bis überhaupt nicht abgedeckt werden.
Über Ihre Erfahrungen zu diesem Thema würde ich mich freuen!
Anhang
Gesetzestext zu § 4 Abs. 3 EStG
(3) 1Steuerpflichtige, die nicht auf Grund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet sind, Bücher zu führen und regelmäßig Abschlüsse zu machen, und die auch keine Bücher führen und keine Abschlüsse machen, können als Gewinn den Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ansetzen. 2Hierbei scheiden Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben aus, die im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt und verausgabt werden (durchlaufende Posten). 3Die Vorschriften über die Bewertungsfreiheit für geringwertige Wirtschaftsgüter (§ 6 Absatz 2), die Bildung eines Sammelpostens (§ 6 Absatz 2a) und über die Absetzung für Abnutzung oder Substanzverringerung sind zu befolgen. 4Die Anschaffungs- oder Herstellungskosten für nicht abnutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, für Anteile an Kapitalgesellschaften, für Wertpapiere und vergleichbare nicht verbriefte Forderungen und Rechte, für Grund und Boden sowie Gebäude des Umlaufvermögens sind erst im Zeitpunkt des Zuflusses des Veräußerungserlöses oder bei Entnahme im Zeitpunkt der Entnahme als Betriebsausgaben zu berücksichtigen. 5Die Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens und Wirtschaftsgüter des Umlaufvermögens im Sinne des Satzes 4 sind unter Angabe des Tages der Anschaffung oder Herstellung und der Anschaffungs- oder Herstellungskosten oder des an deren Stelle getretenen Werts in besondere, laufend zu führende Verzeichnisse aufzunehmen.
Gesetzestext zu § 11 EStG
Fußnote
§ 15 Vorsteuerabzug
- 1.
- die gesetzlich geschuldete Steuer für Lieferungen und sonstige Leistungen, die von einem anderen Unternehmer für sein Unternehmen ausgeführt worden sind. Die Ausübung des Vorsteuerabzugs setzt voraus, dass der Unternehmer eine nach den §§ 14, 14a ausgestellte Rechnung besitzt. Soweit der gesondert ausgewiesene Steuerbetrag auf eine Zahlung vor Ausführung dieser Umsätze entfällt, ist er bereits abziehbar, wenn die Rechnung vorliegt und die Zahlung geleistet worden ist;
- 2.
- die entrichtete Einfuhrumsatzsteuer für Gegenstände, die für sein Unternehmen nach § 1 Abs. 1 Nr. 4 eingeführt worden sind;
- 3.
- die Steuer für den innergemeinschaftlichen Erwerb von Gegenständen für sein Unternehmen;
- 4.
- die Steuer für Leistungen im Sinne des § 13b Absatz 1 und 2, die für sein Unternehmen ausgeführt worden sind. Soweit die Steuer auf eine Zahlung vor Ausführung dieser Leistungen entfällt, ist sie abziehbar, wenn die Zahlung geleistet worden ist;
- 5.
- die nach § 13a Abs. 1 Nr. 6 geschuldete Steuer für Umsätze, die für sein Unternehmen ausgeführt worden sind.
- 1.
- steuerfreie Umsätze;
- 2.
- Umsätze im Ausland, die steuerfrei wären, wenn sie im Inland ausgeführt würden.
- 1.
- in den Fällen des Absatzes 2 Nr. 1
- a)
- nach § 4 Nr. 1 bis 7, § 25 Abs. 2 oder nach den in § 26 Abs. 5 bezeichneten Vorschriften steuerfrei sind oder
- b)
- nach § 4 Nr. 8 Buchstabe a bis g oder Nr. 10 Buchstabe a steuerfrei sind und sich unmittelbar auf Gegenstände beziehen, die in das Drittlandsgebiet ausgeführt werden;
- 2.
- in den Fällen des Absatzes 2 Satz 1 Nr. 2
- a)
- nach § 4 Nr. 1 bis 7, § 25 Abs. 2 oder nach den in § 26 Abs. 5 bezeichneten Vorschriften steuerfrei wären oder
- b)
- nach § 4 Nr. 8 Buchstabe a bis g oder Nr. 10 Buchstabe a steuerfrei wären und der Leistungsempfänger im Drittlandsgebiet ansässig ist.
- 1.
- Abziehbar ist nur die auf die Lieferung, die Einfuhr oder den innergemeinschaftlichen Erwerb des neuen Fahrzeugs entfallende Steuer.
- 2.
- Die Steuer kann nur bis zu dem Betrag abgezogen werden, der für die Lieferung des neuen Fahrzeugs geschuldet würde, wenn die Lieferung nicht steuerfrei wäre.
- 3.
- Die Steuer kann erst in dem Zeitpunkt abgezogen werden, in dem der Fahrzeuglieferer die innergemeinschaftliche Lieferung des neuen Fahrzeugs ausführt.
- 1.
- in welchen Fällen und unter welchen Voraussetzungen zur Vereinfachung des Besteuerungsverfahrens für den Vorsteuerabzug auf eine Rechnung im Sinne des § 14 oder auf einzelne Angaben in der Rechnung verzichtet werden kann,
- 2.
- unter welchen Voraussetzungen, für welchen Besteuerungszeitraum und in welchem Umfang zur Vereinfachung oder zur Vermeidung von Härten in den Fällen, in denen ein anderer als der Leistungsempfänger ein Entgelt gewährt (§ 10 Abs. 1 Satz 3), der andere den Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen kann, und
- 3.
- wann in Fällen von geringer steuerlicher Bedeutung zur Vereinfachung oder zur Vermeidung von Härten bei der Aufteilung der Vorsteuerbeträge (Absatz 4) Umsätze, die den Vorsteuerabzug ausschließen, unberücksichtigt bleiben können oder von der Zurechnung von Vorsteuerbeträgen zu diesen Umsätzen abgesehen werden kann.
§ 16 Steuerberechnung, Besteuerungszeitraum und Einzelbesteuerung
§ 20 Berechnung der Steuer nach vereinnahmten Entgelten
- 1.
- dessen Gesamtumsatz (§ 19 Abs. 3) im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 250 000 Euro betragen hat, oder
- 2.
- der von der Verpflichtung, Bücher zu führen und auf Grund jährlicher Bestandsaufnahmen regelmäßig Abschlüsse zu machen, nach § 148 der Abgabenordnung befreit ist, oder
- 3.
- soweit er Umsätze aus einer Tätigkeit als Angehöriger eines freien Berufs im Sinne des § 18 Abs. 1 Nr. 1 des Einkommensteuergesetzes ausführt,