Steuerfalle Elektronische Rechnung

Jeder kennt den Grundsatz “Keine Buchung ohne (ordnungsgemäßen) Beleg”, handelt aber nicht immer danach. Immer mehr Unternehmen gehen dazu über, ihre Rechnungen nur noch auf elektronischem Wege zu versenden. Und in der Hektik des Alltags bleibt die elektronische Rechnung beim Empfänger dann meist im Postfach liegen. Die Rechnung wird im besten Falle noch ausgedruckt und abgeheftet. In unzähligen Fällen wird die elektronische Rechnung jedoch nicht mal ausgedruckt und verschwindet dann im Nirvana der E-Mail und Spam Flut. Betriebsausgaben können jedoch nur dann gewinnmindernd abgezogen werden, wenn zumindest ein Beleg vorliegt und der betriebliche Zusammenhang anhand dessen festgestellt werden kann. Noch strenger ist die Handhabung bei der Umsatzsteuer, denn ein Vorsteuerabzug ist gem. § 15 UStG von der Vorlage einer ordnungsgemäßen Rechnung abhängig. Die gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung ergeben sich aus § 14 Abs. 4 UStG und sind seit 1.7.2004 für alle Unternehmer verbindlich. Danach muss eine ordnungsgemäße Rechnung insbesondere folgende Pflichtangaben enthalten:

Vollständiger Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers,
Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers,
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers,
Ausstellungsdatum der Rechnung,
Fortlaufende Rechnungsnummer, die nur einmalig zur Identifizierung der Rechnung vergeben wird,
Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Waren oder Art und Umfang der Leistung,
Aufschlüsselung des Entgelts nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen,
Im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern diese nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist, z. B. Skonto oder Rabatte,
bei Lieferungen und Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück ein Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht,
Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, auch wenn eine Übereinstimmung mit dem Rechnungsdatum besteht.

Unter Rabatten sind z.B. Preisnachlässe auf Barzahlung, Treue, Wiederverkauf (Wiederverkäufer- und Großhandelsrabatt) oder auch solche Rabatte aus Aktionen von Internetplattformen zu verstehen. Skonto und Rabatte werden also üblicherweise bereits in der Rechnung ausdrücklich ausgewiesen, sodass beim Rechnungsempfänger nur der jeweilige Nettobetrag nach Abzug des Skonto oder des Rabatt zu buchen ist. Soweit so gut. Jedem wird klar, dass die Voraussetzungen nicht gegeben sind, wenn eine Rechnung schlichtweg in den Buchhaltungsunterlagen fehlt. Komlizierter wird die Rechtslage jedoch bei einer elektronischen Rechnung, da das Finanzamt nur Rechnungen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur anerkennt. Kaum jemandem ist die “einfache elektronische Signatur” ein Begriff, von der “qualifizierten elektronischen Signatur” daher ganz zu schweigen. Letztere garantiert zusätzlich die Authentizität und Integrität einer Rechnung. Die gesetzlichen Anforderungen an den Versender einer elektronischen Rechnung sollen hier nicht weiter betrachtet werden. Viel interessanter erscheinen mir die Anforderungen an den Empfänger einer elektronischen Rechnung. Für die elektronische Rechnung gelten die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Hiernach reicht es nicht, die Rechnung einfach nur auszudrucken und abzuheften (viele Unternehmen machen noch nicht einmal das). Vielmehr muss

die übermittelte und verschlüsselte Rechnung im Originalzustand jederzeit überprüfbar sein;
die Signatur geprüft und das Ergebnis der Prüfung dokumentiert werden;
der Eingang der elektronischen Rechnung, ihre Archivierung und ggf. Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung protokolliert werden
die verschlüsselte Rechnung, die entschlüsselte Rechnung sowie der Schlüssel zur Entschlüsselung und die Prüfprotokolle auf einem Datenträger aufbewahrt werden, der keine Änderungen zulässt.

Die einfache Ablage in einem E-Mail Postfach ist nicht ausreichend. Ohne ein ordnungsgemäßes Archiv droht dem Rechnungsempfänger die Versagung des Vorsteuerabzugs ebenso wie bei einer unsignierten E-Mail. Bislang kenne ich jedoch keinen Fall, in dem Finanzbeamte im Rahmen der Betriebsprüfung den Vorsteuerabzug wegen Nichteinhaltung der o.g. formalen Vorschriften versagt haben. Ich lasse mich jedoch gerne hier eines Besseren belehren. Neue Regelungen seitens der EU zur (dringenden) Vereinfachung sind bereits auf dem Weg. Bis dahin kann jedoch noch eine Menge Zeit vergehen und es ist daher jedem Unternehmen dringend anzuraten, von der Möglichkeit einer elektronischen Rechnung nur sehr zurückhaltend Gebrauch zu machen, da der Aufwand für ein ordnungsgemäßes Verfahren auf beiden Seiten immens ist. Copyright © 2008
Dieser Feed ist nur für den persönlichen, nicht gewerblichen Gebrauch bestimmt.
Eine Verwendung dieses Feeds auf anderen Webseiten verstößt gegen das Urheberrecht. Wenn Sie diesen Inhalt nicht in Ihrem News-Reader lesen, so macht sich die Seite, die Sie betrachten, der Urheberrechtsverletzung schuldig. (Digital Fingerprint:
65003de8701576492ab39816841eda95Permalink Verwandte Artikel:

Anspruch auf Steuernummer

Tags

Archiv, Archivierung, Aufbewahrungspflicht, Datenzugriff, Finanzamt, Identifikationsnummer, Rechnung, Rechnungsnummer, Signatur, Steuernummer, Steuerrecht, Umsatzsteuer, Vorsteuerabzug