Zahlreiche Unternehmen ziehen es aus Kostengründen (wieder) vor, die eigene Buchhaltung in Eigenregie zu machen. Der Steuerberater erhält dann zum Ende des Jahres die Daten zur Erstellung des Jahresabschlusses. Das mag sinnvoll sein, wenn die Buchhaltung so umfangreich ist, dass sich die Kosten eines geschulten Buchhalters rentieren. Im Falle einer kleinen GmbH mit Umsätzen bis zu 500.000 Euro halte ich das jedoch für eher unwahrscheinlich.
Buchhaltung in Eigenregie
Bei der Buchhaltung in Eigenregie müssen ein paar grundlegende Faktoren beachtet werden. Das beginnt beim Einsatz der richtigen Programme für die Buchhaltung. Im Zusammenspiel zwischen Mandanten Steuerberater bietet die Plattform von lexoffice.de einige sehr praktische Funktionen und Tools, die auch von Mandanten meiner Kanzlei eingesetzt wird. Hier gibt es einen guten Überblick der Funktionen.
Tipps und Anregungen zur Buchhaltung
Dessen ungeachtet ist auch die Buchhaltung einer kleinen GmbH nicht zu unterschätzen. Im Folgenden habe ich ein paar Tipps und Anregungen zusammengestellt, die in der Praxis helfen können und ein paar Anregungen bieten.
Alle Belege aufheben
Manche Geschäftsführer kleiner GmbHs gehen etwas zu sorglos mit Belegen und Rechnungen um. Das führt schon bei der Erstellung des Jahresabschlusses oft zu Verzögerungen und Problemen, wenn Rechnungen oder Belege auf Anfrage des Steuerberaters nicht vorgelegt werden können. Immer mehr Unternehmen neigen daher dazu, alle Dokumente, Rechnungen und Belege digital zu speichern und für eine gewisse Ordnung im Dateisystem zu sorgen.
Rechnungen digital erstellen
In den Funktionen von lexoffice ist die Möglichkeit integriert, die Rechnungen für verschiedene Auftraggeber digital zu erstellen und die Zahlen automatisch in die Buchführung zu übergeben. Das spart Zeit und Geld und erleichtert die Buchführung für die GmbH enorm. Auch Zahlungserinnerung bzw. Mahnung, Angebote und Aufträge lassen sich mit der Buchhaltung verknüpfen.
Papierloses Büro
Das papierlose Büro ist die Zukunft. Rechnungen schreiben mit Word oder Excel ist zwar noch weit verbreitet, aber im praktischen Einsatz rückständig. Moderne Buchhaltungsprogramme sind darauf ausgelegt, den Weg ins papierlose Büro zu erleichtern, entweder als Desktop-Programm oder als Anwendung in der Cloud.
Beratung und Support
Wer die Buchhaltung mit professioneller Software in Eigenregie übernehmen will, sollte auch auf den Support der entsprechenden Anbieter achten. Technische Fragen oder Probleme werden ebenso wenig ausbleiben wie Fragen zum Umgang mit dem Programm in der Praxis oder zur richtigen Buchung im Einzelfall. In den meisten Fällen sind es nur Kleinigkeiten, die den Stein wieder ins Rollen bringen. Mit dem richtigen Support im Hintergrund ist es mit etwas Praxis sicherlich möglich, die Buchhaltung selbst zu erledigen. Das mag bei einer einfachen Buchhaltung eines Kleinunternehmers oder Freiberuflers so sein, aber mit zunehmendem Umfang des Umsatzes und bei internationalen Geschäftsvorfällen wird es schnell kompliziert. Die Buchhaltung einer GmbH gehört meines Erachtens sowieso stets in die Hände einer Steuerkanzlei.
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