Will der Arbeitgeber wegen einer Vertragspflichtverletzung eine Kündigung aussprechen, setzt dies regelmäßig eine vorherige Abmahnung voraus. Eine Ausnahme zu diesem Grundsatz liegt nach ständiger Rechtsprechung nur dann vor, wenn es aufgrund der Schwere der Pflichtverletzung für den Arbeitgeber offensichtlich war oder sein musste, dass eine Hinnahme des Verhaltens durch den Arbeitgeber ausgeschlossen ist und der Arbeitsplatz auf dem Spiel steht.
Die Voraussetzungen einer wirksamen Abmahnung sind zwar relativ gering, sollten vom Arbeitgeber aber gerade deshalb nicht außer Acht gelassen werden. Zunächst muss das gerügte Fehlverhalten hinreichend konkret geschildert werden. Weiter muss dem Arbeitnehmer verdeutlicht werden, dass er dadurch bestimmte arbeitsvertragliche Pflichten verletzt hat. Am wichtigsten ist jedoch, dass der Arbeitnehmer deutlich erkennen kann im Wiederholungsfall seinen Arbeitsplatz zu gefährden.
Der Arbeitgeber sollte klar zum Ausdruck bringen, dass er sich einseitige Schritte zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses vorbehält. Vermieden werden sollten daher das Androhen von „Konsequenzen“ oder Formulierungen wie „im Wiederholungsfall behalten wir uns arbeitsrechtliche Schritte vor“.
Besser sind Formulierungen wie „… droht der Verlust des Arbeitsplatzes“ oder „ behalten wir uns eine ordentliche oder außerordentliche Kündigung des Arbeitsverhältnisses vor“. Fehlt es an einer derart deutlichen Ankündigung, droht die Unwirksamkeit einer anschließenden Kündigung, mit der Folge, dass der Arbeitgeber einen Kündigungsschutzprozess verliert und weiter an den Arbeitnehmer gebunden ist oder aber eine hohe Abfindung zahlen muss.
Letztlich ist Arbeitgebern dringend zu raten, Abmahnungen schriftlich zu erteilen und in die Personalakten aufzunehmen, um spätere Beweisprobleme zu vermeiden. Grundsätzlich kann eine Abmahnung aber auch mündlich erfolgen.