Haben Sie sich nicht auch schon einmal gefragt, welche Tätigkeit welcher Mitarbeiter zur Zeit in der Kanzlei ausübt? Für welche Tätigkeiten der jeweilige Mitarbeiter verantwortlich ist, wer letztendlich die Vertretung für diesen Mitarbeiter im Verhinderungsfall übernimmt? Für die Beantwortung solcher Fragen kann Ihnen eine einfache Tätigkeitsmatrix helfen.
Es geht bei dieser Matrix nicht darum, den Prozess selbst in seiner Gesamtheit im Ablauf darzustellen, sondern einzig um die Möglichkeit festzustellen,
- welche Tätigkeiten in der Kanzlei anfallen,
- welche von diesen Tätigkeiten von wem ausgeführt werden,
- wer den zuständigen Mitarbeiter vertritt
Sicherlich besteht die Möglichkeit, den jeweiligen Zeitaufwand zur Tätigkeit zuzuordnen, um eine gleichmäßige Auslastung der Mitarbeiter zu erreichen.
Der Vorteil dieser Matrix liegt einfach darin, in relativ kurzer Zeit alle in der Kanzlei anfallenden Tätigkeiten zu erfassen und personell zuzuordnen. Bei dieser Gelegenheit kann auch gleich festgestellt werden, ob Tätigkeiten anderweitig zugeordnet werden können oder welche Tätigkeiten überflüssig sind.