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Sie werden bei dieser Thematik bestimmt denken. “Was sollen Raumkonzepte innerhalb einer Anwaltskanzlei geplant werden? Räumlichkeiten sind vorgegeben. Der bevorzugte Kollege bekommt den besten Raum”. Dieses sind alles Gedanken aus grauer Vorzeit.
Bei Beratungsgesprächen ist leider immer wieder festzustellen, dass gerade in kleineren Kanzleien das Anwaltsbüro von der Fläche her größer bemessen ist, als das Büro, in dem 2-3 Mitarbeiterinnen und womöglich auch noch der Auszubildende untergebracht sind. Dass dieses arbeitstechnisch falsch ist, leuchtet eigentlich ein aber welches Konzept ist für eine Anwaltskanzlei angemessen? Hierauf möchte ich nachfolgend näher eingehen.
Überwiegend finden wir in unseren Kanzleien die nachfolgend aufgeführten Büroarten:
Einzelbüro
Man spricht insoweit auch von einem „Zellenbüro“. Dieses ist gerade in der Verwaltung und in alten Gebäuden die traditionelle Büroform. Sie lässt überwiegend störungsfreies Arbeiten zu, verhindert jedoch die Kommunikation der Mitarbeiter untereinander. Die Erschließung dieser Büroart erfolgt üblicherweise über einen Mittelflur. Dieser ist aufgrund brandschutzrechtlicher Vorschriften in der überwiegenden Anzahl der Fälle weder für die Nutzung als „Staufläche“, also für Akten und Bücher, oder technische Geräte, wie z. B. Fotokopierer etc. nutzbar. Bei dieser Büroform handelt es sich um die unflexibelste und unwirtschaftlichste Büroart.
Vielfach wird das Einzelbüro auch heute noch aus reinem Prestigedenken genutzt. Die Flächengröße liegt zwischen 18 m² und 24 m².
Gruppenbüro
Gruppenbüros sind eine Weiterentwicklung der Großraumbüros. Diese sind für Gruppen von bis zu vier Personen konzipiert, dienen der Zusammenarbeit und dem schnellen Kommunkationsfluss. Nicht vergessen werden darf jedoch, dass die Lärmbelästigung durch Telefone etc. sehr stark sein kann. Es wird also immer die Arbeitsaufgabe entscheidend für eine Nutzung eines Gruppenbüros sein. Die Größe liegt zwischen 24 m² und 30 m².
Großraumbüro
Großraumbüros dienen ebenfalls dem schnellen Kommunikationsfluss. Diese stammen von der Entwicklung her aus den 60er und 70er Jahren. Die Entwicklung, insbesondere im technischen Bereich zeigte jedoch, dass diese Büroart nur dann noch Anwendung finden kann, wenn dem erforderlichen Blendschutz (Bildschirmarbeitsplatzverordnung) und Lärmschutz durch Stellwände Rechnung getragen wird, was wiederum im Umkehrschluss dazu führt, dass der Vorteil der Kommunikationsfähigkeit durch solche notwendige Maßnahmen entfällt.
Seltener finden wir in unseren Anwaltskanzleien die Büroformen
Nonterritoriales Büro
Bei dieser Büroform haben die Mitarbeiter keinen fest zugewiesen Arbeitsplatz. Es gibt insgesamt weniger Arbeitsplätze als Mitarbeiter. Je nach Branche geht man von einem Verhältnis Mitarbeiter zu Arbeitsplatz von 5:3 aus, d. h. zehn Mitarbeiter teilen sich sechs Arbeitsplätze. Gerade in Kanzleien mit vielen Berufsträgern, die Beratungen auch außerhalb der Kanzlei durchführen, ist diese Büroform zukünftig die Richtige. Es können durch den verminderten Platzbedarf erhebliche Fixkosten (Mietkosten) eingespart werden. Man spricht hier auch von einem Desk-Shearing. Den Mitarbeitern werden für ihre persönlichen Dinge mobile Caddies zur Verfügung gestellt, die sie dann in dem jeweils zugewiesenen Büro nutzen.
Satelitten-Büros
Durch Einsatz der Telekommunikation und die Entstehung sogenannter „virtueller Kanzleien“ besteht auch die Möglichkeit, vor Ort bei dem Mandanten in Ballungsgebieten immer nur dann Räume anzumieten, wenn diese benötigt werden, sei es für Konferenzen und zeitlich überschaubare Einsätze.
Hierfür gibt es eine Menge von verschiedensten Dienstleistern. Diese bieten neben der Nutzung von Konferenzräumen auch die entsprechende Infrastruktur, wie Internetzugänge, Arbeitsplätze etc. an.
Sicherlich ist diese Arbeitsweise nicht für jede Kanzlei geeignet, da gerade die Kanzleien mit dem „täglichen Geschäft“ ihre Klientel ausschließlich am Kanzleisitz bedienen.
Durch die Bürogestaltung wird auf die Möglichkeiten des Mitarbeiters zur Konzentration, Kommunikation und Zusammenarbeit Einfluss genommen.
Sie sollten bei der Planung berücksichtigen, dass jedem Mitarbeiter in einem mehrfach besetzten Büro eine Fläche von ca. 8.00 m² bis 10.00 m² zur Verfügung stehen sollte.
Die ArbStättV 2004 schreibt unter „Abmessung von Räumen, Luftraum“ hierzu folgendes vor:
Arbeitsräume müssen eine ausreichende Grundfläche und eine, in Abhängigkeit von der Größe der Grundfläche der Räume, ausreichende lichte Höhe aufweisen, so dass die Beschäftigten ohne Beeinträchtigung ihrer Sicherheit, ihrer Gesundheit oder ihres Wohlbefindens ihre Arbeit verrichten können.
Wie Sie aus dieser Vorschrift ersehen können, gibt es keine genauen Vorgaben mehr für die einem Mitarbeiter zur Verfügung zu stellende Grundfläche.
Zusätzlich wird in der Vorschrift von einer Bewegungsfläche gesprochen:
Die freie unverstellbare Fläche am Arbeitsplatz muss so bemessen sein, dass sich die Beschäftigten bei ihrer Tätigkeit ungehindert bewegen können.
Ist dieses nicht möglich, muss den Beschäftigten in der Nähe des Arbeitsplatzes eine andere ausreichend große Bewegungsfläche zur Verfügung stehen.
Auch müssen Büroräumlichkeiten kein eigenes Fenster haben, wie immer wieder zu hören ist.
Bezüglich „Beleuchtung und Sichtverbindung“ finden Sie in der ArbStättV 2004 folgende Vorschrift:
Die Arbeitsstätten müssen möglichst ausreichend Tageslicht erhalten und mit Einrichtungen für eine der Sicherheit und dem Gesundheitsschutz der Beschäftigten angemessenen künstlichen Beleuchtung ausgestattet sein.
Die veränderten Arbeitsweisen werden zukünftig zu einer Vielzahl von weiteren Büroformen führen, sei es, dass Arbeitsplätze „auf Zeit“ für solche Mitarbeiter benötigt werden, die nicht überwiegend im Büro, sondern bei dem Mandanten tätig sind, sei es, dass für Heimarbeiter oder Telearbeiter Arbeitsplätze geteilt zur Verfügung gestellt werden, sich also mehrere Mitarbeiter einen Arbeitsplatz zu verschiedenen Zeiträumen teilen.
Weitere Anwendungsmöglichkeiten sind sogenannte Projektbüros, d.h. hier arbeiten Mitarbeiter aus verschiedenen Fachbereichen für die Dauer des Mandats gemeinsam in einem Raum. Das wird gerade für überörtliche Kanzleien eine interessante Arbeitsform.
Raum und Arbeitsaufgabe
Die Arbeitsaufgabe sollte zusätzlich den Raum bestimmen. Als schlechtes Beispiel erinnere ich mich an eine Kanzlei, bei der die Telefonzentrale gleichzeitig Warteraum für die Mandanten war. Wie soll in einem solchen Fall die Vertraulichkeit und Verschwiegenheit gewährleistet sein. Wie soll die Mitarbeiterin ihre Aufgabe konzentriert und ordentlich erfüllen, wenn sie sich gleichzeitig um das Wohlergehen der Mandanten sorgen muss, also z. B. aus der Küche Kaffee oder kalte Getränke besorgen, während das zu dieser Zeit nicht besetzte Telefon bereits glüht?
Andererseits sollte die Möglichkeit der umfassenden Kommunikation der Mitarbeiter einer Kanzlei untereinander möglich sein. Man versucht dieses überwiegend mit sogenannten „Kommunikationsräumen“ zu lösen, also Räumlichkeiten, wo sich die Mitarbeiter zwanglos zum Erfahrungsaustausch oder Gespräch treffen können. In vielen kleinen Kanzleien ist dieses die Küche, in größer Kanzleien eben der Kommunikationsraum oder Meeting-Point.