Wie bereits in meinem letzten Artikel angekündigt, möchte ich die Artikelserie zu dem Thema „Prozesslandschaft in der Anwaltskanzlei“ mit dem Beitrag „Bibliothek“ beenden.
Der oben stehenden Grafik können Sie die Bereiche
- Verwaltung
- Einkauf
- Bindeaufträge
- Bestandskontrolle
- Kostenkontrolle
- elektronische Dienste
- Einkauf
- Rechteverwaltung
- Kostenkontrolle
- Kostenzuweisung
- Recherche
- Bibliothek
- elektronische Dienste
entnehmen.
Ich möchte auf die einzelnen Punkte nur kurz nachfolgend eingehen.
Verwaltung
Ohne eine vernünftige Bibliothekssoftware geht es nicht. Dieses gilt auch für kleinere bis mittlere Kanzleien.
Der Einzelanwalt mag das vorhandene Buch im Kopf haben. Wenn jedoch mehrere Anwälte in einer Kanzlei tätig sind, gibt es hier bereits Schwierigkeiten.
Anhand einer solchen Software kann das Vorhandensein von Literatur festgestellt werden. Neuauflagen können automatisch geordert werden. Je nach Ausstattung der Software kann auch der Standort des jeweiligen Artikels festgestellt werden, also zum Beispiel Handbibliothek oder Bibliothek.
Auch die Ausleihe kann hierüber festgestellt werden, so das das übliche Suchen zum Beispiel von Zeitschriften des Vorjahres zum Zwecke des Bindens erspart werden kann.
Der Bestand kann mittels einer solchen Software leicht festgestellt werden und auch die Kostenkontrolle ist möglich.
Elektronische Dienste
Auch elektronische Dienste müssen eingekauft werden. Es handelt sich hier überwiegend um Datenbanken.
Damit auf diese Datenbanken zugegriffen werden kann, müssen entsprechende Rechte an den Mitarbeiter vergeben werden. Es stellt sich die Frage, ob dieses aus dem Bibliotheksbereich erfolgen muss oder aber, bei Einstellung des Mitarbeiters.
Hier zeigt sich wieder die Notwendigkeit eines ordnungsgemäßen Prozesses, der über eine Vielzahl von Funktionen hinaus gehen kann. Wichtig ist nur, dass dieser Prozess vernünftig aufgesetzt ist und jemand den „Hut“ für diesen Prozess auf hat. Dabei ist es unerheblich, ob dieses im Bereich Personalwesen oder im Bereich IT angesiedelt ist.
Auch in die Kostenkontrolle ist ein wichtiger Punkt bei der Nutzung elektronischer Dienste.
Da diese teilweise nach verschiedensten Kriterien abgerechnet werden, wie zum Beispiel gesuchte und gedruckte Dokumente etc., ist es wichtig, eine Kontrolle auch bezogen auf den jeweiligen Mitarbeiter zu haben.
Hierbei handelt es sich um die interne Kostenkontrolle.
Wichtig ist jedoch auch, soweit dieses die Mandatsbedingungen zulassen, die Kostenzuweisung zu dem jeweiligen Projekt (Mandat) vornehmen zu können.
Recherche
Nicht jede Recherche muss oder sollte durch den Anwalt selbst vorgenommen werden.
Hierzu sind gute Bibliotheksmitarbeiter sehr wohl in der Lage.
Die Recherche kann sowohl über den Gesamtbestand der Bibliothek hinweg erfolgen wie auch über die elektronischen Dienste und die allgemein kostenlos zugänglichen Dienste im Internet.
Damit möchte ich die Artikelserie „Prozesslandschaft in der Anwaltskanzlei“ schließen.
Sollten Sie Fragen zu dieser Thematik haben, können Sie mir auch gerne eine E-Mail unter Info@treysse.com senden.