Bereits im Artikel über Prozessmanagement in der Anwaltskanzlei hatte ich darauf hingewiesen, dass eine der Kernprozesse in der Anwaltskanzlei der Posteingang ist. In einer Vielzahl von Beratungsgesprächen habe ich festgestellt, dass dieser Prozess mehr zufällig, als planvoll behandelt wird.
Vielfach wird es wohl daran liegen, dass einfach die Zeit dafür fehlt, sich während der täglichen Herausforderungen hierüber Gedanken zu machen. Das geschieht spätestens dann, wenn ein Fehler bekannt geworden ist, ein Mandant seine Unzufriedenheit äußert oder einfach im Rahmen eines Regressprozesses die fehlerhafte Organisation des Posteingangs festgestellt wird.
Die nachfolgende kleine Grafik soll einmal den Posteingang in einer der üblichen Anwaltskanzleien darstellen:
Posteingang
Auf der rechten Seite der Grafik finden Sie die Zugangsmöglichkeiten des Posteinganges, also wie der Posteingang die Kanzlei erreicht.
Auf der linken Seite der Grafik finden Sie die verschiedenen Postarten, die je nach Art eine anderweitige Bearbeitung notwendig werden lassen.
Die Aufgabe bei einer Prozessbildung bezüglich des Posteinganges ist es nun, diese beiden Seiten in Einklang zu bringen.
Sie werden jetzt sicherlich entgegnen, dass dieses wohl nicht so schwer sein sollte. Aber ist es wirklich so?
In den beiden nachfolgenden Beiträgen werde ich versuchen, Ihnen eine Vielzahl von Denkanstößen zur Bildung und Dokumentation des Prozesses Posteingang mit seinen diversen Schnittstellen und Eigenheiten der Postarten zu geben.
Für Anregungen und Kommentare wäre ich dankbar.