Ich hatte in Teil 1 dieser kleinen Ausführung die Arten der Posteingänge bereits grafisch dargestellt und in Teil 2 die Postarten nach ihrer Zugangsart.
In diesem Teil möchte ich auf die Inhalte des Posteingangs eingehen, die da beispielsweise sein können
- Werbung
- Normale Post
- Kontoauszüge
- Rechnungen
- Neue Mandate
- Termine
- Fristen
Lassen Sie mich nachfolgend kurz auf die einzelnen Arten eingehen:
Werbung
Es sollte innerhalb der Prozessbeschreibung dargelegt werden, was mit Werbung zu geschehen hat. Sicherlich ist sie für den juristischen Sachbearbeiter überwiegend Füllmaterial für den Papierkorb, für den mit dem Einkauf beschäftigten Mitarbeiter kann sie ein „Quell“ von Informationen sein.
Normale Post
Hierunter verstehe ich erst einmal alles das, was nicht explizit anderweitig bezeichnet ist.
Hierunter fallen auch
- Originale
- Zustellung von Anwalt zu Anwalt
- Gerichtspost mit EB oder ZU
Auch diese Postarten bedürfen eindeutiger Weisung z. B.
- Was darf mit dem Eingangsstempel nicht gestempelt werden (z. B. Originale). Es wäre ausgesprochen peinlich, wenn das in einem Arbeitsgerichtsprozess ausgeurteilte Zeugnis dann endlich vom Gegner zugeschickt und in Ihrer Kanzlei mit dem Eingangsstempel versehen würde. Gleiches gilt für Urkunden.
- Was ist mit den EB’s? Eine Zustellung gilt erst als bewirkt, wenn diese mit dem Empfangswillen durch den Anwalt zur Kenntnis genommen wird. Dieser Zeitpunkt kann vom Eingangstag des Posteinganges in der Kanzlei erheblich abweichen. Hier wird oft der Fehler gemacht, dass das EB das Eingangsdatum des Posteinganges in der Kanzlei enthält und dadurch teilweise einige Tage z.B. zur Erstellung einer Rechtsmittelschrift verschenkt werden.
- Was ist mit Privatpost? Kann diese geöffnet werden?
Kontoauszüge
Im Rahmen von Beratungen stelle ich immer wieder fest, dass Kontoauszüge unter Verhängung von Strafandrohungen gesondert behandelt werden müssen. Je kleiner die Kanzlei um so größer die Vorbehalte, Kontoauszüge wie Normalpost zu behandeln.
Also muss eine eindeutige Regelung her. Wohin mit dem Eingangsstempel? Auf den verschlossenen Umschlag?
Rechnungen
Wem sind die Rechnungen vorzulegen? Erfolgt die Erledigung nach dem Vier-Augen-Prinzip? Wer kontrolliert die sachliche und rechnerische Richtigkeit, also wie ist der Workflow bei Erledigung der Rechnungen?
Neue Mandate
Das ist wohl der beliebteste Posteingang in der Kanzlei. Aber wie wird das neue Mandat festgestellt? Vielfach habe ich schon erlebt, dass ein Posteingang kam, er konnte keiner Akte zugeordnet werden und „schmorte“ erst einmal über Tage in dem Korb für unerledigte Posteingänge. Wie stellen Sie sicher, dass dieses in Ihrer Kanzlei nicht geschieht? Lassen Sie sich grundsätzlich alle Post erst einmal ohne Akten vorlegen?
Termine
Erfolgt die Eintragung der Termine bevor die Ladung zu den Akten gelangt, oder werden Posteingänge mit enthaltenen Termine wie normaler Posteingang behandelt? Wie verhindern Sie Kollisionen bei Terminen?
Fristen
Leider wird das Thema Fristen nach wie vor stiefmütterlich behandelt. Dabei gibt die Rechtsprechung letztendlich alles, um eine sichere Abwicklung zu garantieren. Sie muss nur beachtet werden. Ganz schlimm wird es, wenn die Termine im EDV-System notiert werden. Da tun sich Abgründe auf. Es werden daneben noch Papierkalender geführt, es erfolgt keine Gegenkontrolle zwischen Fristeintrag entsprechend dem Tagesprotokoll und dem Eintrag auf dem fristauslösenden Schriftstück, die Eintragungen auf dem fristauslösenden Schriftstück geben nicht die Mindestdaten, wie Fristart, Beginn und Fristende an und vieles mehr.
So, ich hoffe, dieser kleine Beitrag hat Sie für die Frage, ob Prozessbildung und Prozesssteuerung in der Anwaltskanzlei notwendig sind, ein wenig sensibilisiert.