Und weiter geht es mit der der Prozessbildung zum Posteingang.
Nehmen wir einmal die Grafik aus dem ersten Teil dieses kleinen Beitrages.
Dort finden wir auf der rechten Seite die Zugangsarten des Posteingangs aufgeschlüsselt, wie
- Gelbe Post
- Botensendungen
- Gerichtspost
- Übergabe Mandant
- Zustellung Gerichtsvollzieher
- Fax
Als erstes sollte sich die Frage stellen, wie erfolgt der Zugang der verschiedenen Arten, also in welcher Form, zu welcher Zeit?
Gelbe Post
Das ist relativ einfach. Kommt die Post ins Haus, oder wird diese über ein Postfach abgeholt?
Ob ein Postfach genutzt werden sollte, entscheidet sich unter anderem auch an der Verteilzeit. Wenn diese im Postfachbereich später als im Zustelldienst liegt, macht es wenig Sinn, ein Postfach zu nutzen.
Wenn ein Postfach genutzt wird, stellt sich die Frage, ob eigenes Personal zur Abholung eingesetzt wird, oder Fremdpersonal, wie z. B. Hin- und Weg, oder welche netten Namen die entsprechenden Dienste haben.
Wenn die Post durch Dritte abgeholt wird, ist die Frage der Anlieferung zu klären, also wo wird die Post durch den Lieferdienst abgegeben?
Was ist mit Sonderzustellungen, also Einschreiben etc.? Was ist mit Päckchen und Paketsendungen?
Botensendungen
Botensendungen werden überwiegend durch Kurierdienste zugestellt. Auch hier stellt sich wiederum die Frage, wo werden die Botensendungen in Empfang genommen? Wird für Botensendungen ein Eingangsbuch geführt? Werden Botensendungen gesondert behandelt, also z. B. sofort intern verteilt? Wer übernimmt die Verteilung?
Gerichtspost
Nicht in allen Gerichten gibt es sogenannte Gerichtspostfächer für jedes Anwaltsbüro des Gerichtsbezirkes. Stellen Sie sich einmal Berlin vor, mit rd. 13.200 Anwälten und 14 ordentlichen Gerichten (also außer Verwaltungs-, Verfassungs- und Finanzgerichtsbarkeit).
Es wäre ein Unding, dort alle Gerichtspost einzusammeln.
In kleineren Orten als Berlin ist es allerdings teilweise üblich, dass es sogenannten Gerichtspostfächer gibt. Hier stellt sich die gleiche Frage, wie bei der gelben Post, also
- Wer holt die Post
- Wann wird diese geholt
- Wo wird diese in der Kanzlei abgeliefert
Übergabe durch den Mandanten
Diese Post bereitet das geringste Problem, wenn dann eindeutig festgelegt wird, was damit zu geschehen hat, also all die Dinge, die eigentlich erst dem linken Teil unserer Grafik vorbehalten bleiben.
Zustellung durch den Gerichtsvollzieher
Auch hier ist die Frage zu klären, wo werden solche Zustellungen entgegen genommen, durch wen dürfen sie entgegen genommen werden? Beides bedarf genauer interner Regeln.
Die Behandlung der E-Mails hängt wiederum davon ab, wie diese zugestellt werden, also
- Erfolgt eine automatische Zustellung an ein Postfach des Büros?
- Erfolgt eine automatische Zustellung an das Postfach eines jeden Mitarbeiters
- Muss die E-Mail vom Provider abgerufen werden?
Einfach ist hier wieder der Fall, wenn die Zustellung direkt in das Postfach des Empfängers erfolgt. Es ist dann die Sache des Empfängers dafür die sorgen, dass er die E-Mail rechtzeitig zur Kenntnis nimmt, im Anwesenheitsfall diese notwendigerweise bearbeitet wird etc.
Aber was ist, wenn die E-Mail in ein Sammelpostfach des Büros gelangt? Wie wird diese an den Empfänger weitergeleitet? Elektronisch, in Papierform, wann, durch wen etc.? Was hat zu geschehen, wenn der Empfänger abwesend ist?
Auch dann, wenn die E-Mail vom Provider abgerufen werden muss, bedarf es eindeutiger Regelungen, nämlich
- Wann werden diese aberufen (einmal oder mehrmals am Tage?)
- Wer ruft die E-Mails ab?
- Was geschieht mit diesen, wer leitet wann weiter?
Fax
Soweit ein Fax über Fax to Desktop direkt bei dem jeweiligen Empfänger eingeht, was ja möglich ist, ist zumindest der Zugang geregelt.
Wenn aber nur ein oder mehrere Faxgeräte in der Kanzlei zur Verfügung stehen, stellen sich die gleichen Fragen, wie bei den Botensendungen. Sind die Faxe gesondert zu behandeln, also als eilbedürftig angesehen und damit sofort dem Empfänger zuzuleiten, oder aber unterliegen sie den gleichen Regeln, wie die „gelbe“ Post?
Damit haben wir im zweiten Teil nur einige Fragen leicht „angekratzt“, die in einer Prozessbeschreibung für den Posteingang aufzunehmen sind.
Interessant wird diese Thematik, wenn es darum geht, wie die jeweilige Postart zu behandeln ist.
Aber hierzu kommen wir in unserem nächsten Beitrag.