Touching CRM © hin255In meinem Artikel über Outlook hatte ich bereits darauf hingewiesen, dass es nicht schwierig ist, ein einfaches CRM-Tool in Outlook in Verbindung mit OneNote abzubilden. Die Betonung liegt hierbei natürlich auf einfach, wobei der Möglichkeiten wenig Grenzen gesetzt sind, soweit man sich diese Arbeit machen will. Ich möchte Ihnen nachfolgend kurz vorstellen, wie mit geringem Aufwand ein gutes Ergebnis geschafft werden kann.
Selbstverständlich kommt es immer auf Ihre Bedürfnisse an. Mit etwas Geschick und Geduld werden Sie eine Vielzahl von Anforderungen mit diesen beiden Tools erfüllen können. Nicht immer muss es eine spezielle Software sein, deren Möglichkeiten dann nur gering ausgeschöpft werden, weil der Bedarf nicht gegeben ist. Warum also nicht mit dem arbeiten, was bereits überwiegend vorhanden ist.
Ich gehe davon aus, dass sie sich in OneNote auskennen.
Insoweit gehe ich auf die grundlegenden Dinge von OneNote nicht ein.
Ein neues Notizbuch anlegen
Sie sollten sich für den nachfolgenden Test als erstes ein neues Notizbuch anlegen, nennen wir es einmal “CRM”.
Wie Ihnen bekannt ist, enthält ein Notizbuch in OneNote von Hause aus bereits verschiedene Einstellungen, wie zum Beispiel
- Abschnittsgruppen,
- Abschnitte,
- Seiten und
- Unterseiten
Für unseren Test reicht erst einmal ein Abschnitt aus, den wir dann mit Seiten füllen wollen.
Bitte benennen Sie den ersten Abschnitt mit “Caracho”.
Schließen Sie das Notizbuch. Wie Ihnen bekannt ist, wird es automatisch gespeichert.
Einen neuen Kontakt anlegen
Legen Sie nunmehr in Outlook einen neuen Kontakt an. Wir wollen diesen “Caracho GmbH” nennen.
Speichern Sie diesen Kontakt.
Verknüpfung zu OneNote herstellen
Klicken Sie in diesem Kontakt nunmehr das Icon “OneNote” an.
Es öffnet sich das nachfolgend aufgeführte Auswahlfenster von OneNote.
Wie Sie sehen, ist dort bereits der Abschnitt “Caracho” in dem von Ihnen neu angelegten Notizbuch aufgeführt. Wählen Sie diesen Abschnitt für die Verknüpfung aus.
Mehr ist von Ihnen nicht zu veranlassen, um die Daten aus Outlook in OneNote zu übernehmen und dort aufzuführen.
Sie sehen, automatisch wurden die Kontaktdaten in den Abschnitt übernommen und eine neue Seite in dem Abschnitt erstellt. Die Verknüpfung ersehen Sie aus dem blau unterlegten Link. Sobald Sie diesen anklicken kommen sie immer automatisch auf den entsprechenden Kontakt.
Das Anlegen von Informationsseiten
Sie haben nunmehr die Möglichkeit je nach Bedarf weitere Seiten in dem Abschnitt anzulegen.
Ich habe dieses einmal für die Frage der Umsätze, Besuchsberichte und Aufgaben vorgenommen.
Sie können diese Seiten selbst durch betätigen des “+” Icons erstellen oder aber über die Navigationsleiste “Einfügen”, “Seitenvorlagen” eine passende Vorlage auswählen und diese zur Erstellung der Seite nutzen.
Eine Aufgabenverknüpfung
Ich habe für unsere Aufgabenverküpfung eine “Einfache Aufgabenliste” aus den Vorlagen ausgewählt und hierdurch die Seite “Aufgabenliste” erstellt.
Tragen Sie eine Aufgabe ein und markieren Sie diese. Sobald Sie in der Navigationsleiste unter “Start” das Icon “Outlook-Aufgaben” betätigen, erhalten Sie bei einer benutzerdefinierte Auswahl die Möglichkeit, die erforderlichen Grunddaten für die Aufgabe einzugeben. Denken Sie daran, dass Sie auch die Logik von Outlook nutzen können, also z. B. anstelle des Datums im Feld “Beginnt am” auch “zwei Wochen” eingeben können. Den Rest erledigt Outlook dann ja selbst.
OneNote verknüpft diese Aufgabe direkt mit Outlook. Es ist sichergestellt, dass OneNote und Outlook immer auf dem gleichen Stand sind, d.h. löschen Sie die Aufgabe in OneNote, wird diese auch in Outlook gelöscht und natürlich auch entsprechend, wenn Sie diese in Outlook löschen.
Die Verknüpfung der Aufgabe erkennen Sie in OneNote an dem kleinen Dreieck, links von dem Aufgabentext. Wenn Sie dort mit der Maus rüberfahren, erhalten Sie die entsprechenden Angaben zur Aufgabe, also wann diese beginnt etc.
Ich hoffe, ich konnte Sie ein wenig sensibilisieren für weitere Test von Möglichkeiten im Zusammenspiel von Outlook und OneNote. Spielen Sie ein wenig herum. Sie werden sehen, viele Dinge sind möglich, über eine kleine Dokumentenverwaltung bis zu einer umfangreichen Vereinsverwaltung.