Immer wieder werde ich darauf angesprochen, wie ich auf den Gedanken kommen würde, kleinere Einheiten könnten auch mit Outlook umfangreiche Kontaktpflege betreiben.
Outlook sei absolut unsicher, Änderungen nicht nachverfolgbar und vieles mehr.
In dem kleinen nachfolgenden Beitrag möchte ich Ihnen die Möglichkeiten, die Outlook zusätzlich bietet, einmal anhand der Kontakte kurz darstellen.
Ich habe hierzu meinen „besten Freund“ Fridolin Geröllheimer mit einigen wenigen Daten angelegt. Die oben links gezeigte Grafik stellt den üblichen Kontaktebildschirm von Outlook 2016 dar. Aber auch in anderen Vorversionen lässt sich gleiches abbilden.
Den Kritikern ist zuzugeben, dass sich in dieser Maske, bis auf die üblichen Angaben, keine weiteren Informationen unterbringen lassen, es sei denn, man verwendet das Notizenfeld oder, was eigentlich recht sinnvoll ist, man führt eine Verknüpfung mit OneNote durch, was aber jetzt nicht das Thema ist.
Viel interessanter sind da schon die Menüpunkte (s. die Pfeile)
- Details
- Alle Felder
Details
Wählen Sie einmal als Erstes den Punkt „Details“ aus.
Hier haben Sie bereits die Möglichkeit, weitere Information zu der ausgewählten Person einzugeben. An dieser Stelle wird auch vor Spitznamen nicht halt gemacht. Selbstverständlich können Sie hier auch den Geburtstag und den Namen des Partners eingeben.
Sicherlich kommt jetzt Ihre Frage, wo gebe ich die Trinkgewohnheiten meines Freundes ein? Nun, das und eine Vielzahl anderer Eingabemöglichkeiten werden wir unten unter dem Punkt „Alle Felder“ gemeinsam eingeben.
Alle Felder
Jetzt komme ich zu dem Bereich in Outlook, der eigentlich keine Wünsche für die Eingabe von Daten zu Personen offen lässt. Vorab lassen Sie mich bitte auf die Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetztes (BDSG) verweise. Achten Sie also bitte darauf, was Sie von einer Person erfassen, speichern und verarbeiten dürfen.
Die nachfolgenden Ausführungen beachten das BDSG nicht.
Erst einmal möchte ich mit dem Vorurteil aufräumen, Outlook lasse bei der Kontaktverwaltung nicht zu festzustellen, wer den Kontakt angelegt, bzw. geändert hat.
In der vorstehenden Grafik, die „alle E-Mail Felder“ enthält, können Sie ersehen,
- wann der Kontakt erstellt wurde
- wann der Kontakt geändert wurde
- wer den Kontakt geändert hat
Outlook bietet also sehrwohl eine Nachvollziehbarkeit insoweit an.
Sie können jetzt ein wenig mit den einzelnen Möglichkeiten aus dem DropDown-Menü „Auswählen aus“ experimentieren. Eine Vielzahl von bereits vorgegebenen Feldern steht Ihnen zur Verfügung.
Für uns allerdings ist der Punkt „Benutzerdefinierte Ordnerfelder“ interessant. Diese beziehen sich auf den Gesamtordner „Kontakte“.
Sie haben an dieser Stelle die Möglichkeit, alle Ihnen notwendig erscheinenden Angaben einzutragen.
Wir wollen einmal die „Trinkgewohnheit“ eingeben.
Betätigen Sie den Button „Neu“. Es erscheint eine Maske, in der Sie die neue Spaltenbezeichnung eingeben können. Geben Sie dort „Trinkgewohnheit“ ein. Typ und Format sollten Sie auf „Text“ stehen lassen und alles mit „OK“ abschließen.
Wie Sie sehen, haben Sie „Trinkgewohnheit“ angelegt.
Nun können Sie unter Wert Ihren Kommentar, also z. B. „säuft wie ein Loch“ eingeben. Wenn Sie nun den Kontakt speichern, steht Ihnen und jedem, der Zugriff auf den Kontakt hat, diese Kenntnis zur Verfügung.
Das ist natürlich ein böses Beispiel, welches auch wenig sinnvoll ist.
Interessant ist es jedoch zu wissen, dass dieses von Ihnen erstellte Feld (nicht der Wert „säuft wie ein Loch“) nun in allen Ihren Kontakten enthalten ist.
Es liegt nun an Ihnen, die Datenspalten, die Sie denken, bei Ihren Kontakten nutzen zu müssen, einmal zu planen und einmal bei einem Ihrer Kontakte einzugeben.
Diese stehen Ihnen dann bei all Ihren Kontakten zur Verfügung.
Sollten Sie ein Eingabefeld explizit nur für einen einzigen Kontakt erstellen wollen, wählen Sie anstelle „Benutzerdefinierte Ordnerfelder“ den Menüpunkt „Benutzerdefinzierte Felder in diesem Element“ aus.
Natürlich können Sie nach den Daten über die erweiterte Suche auch suchen.
Ich hoffe, dieser kleine Artikel gibt Ihnen einige Anregungen für Ihre zukünftige Kontaktverwaltung.