Ich hätte nicht gedacht, dass der kleine Artikel über die Möglichkeit der benutzerdefinierten Datenerfassung zu einer solch großen Resonanz führen würde.
Ich möchte mit dieser Fortsetzung insbesondere die Fragen beantworten, die mir aufgrund des Artikels bisher gestellt wurden.
Dateien mit Kontakten verknüpfen
Nachdem ich im ersten Teil gezeigt habe, welche Möglichkeiten bestehen, eine Vielzahl von gewünschten Informationen einem oder mehreren Kontakten hinzuzufügen, kam die Frage auf, ob es auch möglich sei, Kontakte mit Dateien, die in Verbindung mit den Kontakten stehen, z. B. Angebote, Rechnungen etc., zu verknüpfen.
Leider hat Microsoft beginnend mit der Version Outlook 2013 die Journalfunktion erheblich zurückgefahren.
Soweit Sie keine Dokumentenverwaltung mit OneNote aufbauen wollen, aber dennoch direkten Zugriff auf die Dateien haben wollen, die den jeweiligen Kontakt betreffen, bleibt Ihnen nur die Möglichkeit der nachträglichen Verlinkung der entsprechenden Dateien.
Als Feld hierzu bietet sich praktisch das Notizfeld in der Kontaktmaske an.
Die Vorgehensweise ist relativ einfach:
- rechter Mausklick im Notizfeld
- auswählen „Link“
- aus der Maske neben dem DropDown-Feld „Dokumente“ das Icon „Nach Datei suchen“ auswählen
- es öffnet sich der Explorer
- Datei auswählen mit ok bestätigen
- es öffnet sich die Maske von Outlook. Wenn Sie wollen, können Sie die Datei vorher noch entsprechend umbenennen. Es wird ansonsten Ablageort und Dateinamen im Link angegeben.
- mit OK bestätigen
Nun ist der Link im Notizfeld vorhanden.
Auf diese Weise können Sie sämtlichen Schriftverkehr mit dem Kontakt diesem zuordnen, so dass Sie z. B. bei einem Anruf direkt den Sachstand feststellen und jede Datei direkt aufrufen können.
Änderungsverfolgung bei Terminen und Aufgaben
Vielfach scheint es auch wünschenswert zu sein festzustellen, wer wann einen Termin geändert bzw. eine Aufgabe geändert hat.
Selbstverständlich bietet Outlook auch diese Möglichkeit.
Der einfache Weg ohne Programmierung ist das Erstellen einer eigenen Ansicht auf z. B. Termine.
Gehen Sie hierzu wie folgt vor:
Aus dem Kalendermenü wählen Sie „Ansicht“- Danach „Ansicht ändern“
- und „Ansichten verwalten“
Aus der vorstehenden Maske „Ansichten verwalten“ wählen Sie bitte die Ansicht „Liste“ aus und kopieren Sie diese. Wir wollen ja letztendlich nur eine neue Ansicht erstellen, die uns die Möglichkeit gibt festzustellen, ob der Termin geändert und wenn ja, von wem er geändert wurde. Alle anderen Ansichten eignen sich für diese Aufgabe nicht. Als Name vergeben Sie bitte „Änderung Kalender“. Sie können zusätzlich wählen, für wen die neue Ansicht sichtbar sein soll. Nach Betätigung von „OK“
Es wird Ihnen jetzt eine Maske für erweiterte Ansichtseinstellungen angezeigt. Wählen Sie aus dieser bitte „Spalten“ aus.
Jetzt kommen Sie zu dem Teil, in dem Sie nach Gutdünken Spalten für die neue Ansicht erstellen können.
Das DropDown-Feld „Verfügbare Spalten auswählen aus“ gibt Ihnen die Möglichkeit, aus allen Elementen vorbelegte Spalten auszuwählen.
Entfernen Sie jedoch vorher die für die Ansicht nicht benötigten Spalten
- Serienmuster
- Kategorien
indem Sie diese im rechten Feld der Maske anklicken und den Button „Entfernen“ betätigen.
Wählen Sie nun aus dem DropDown-Feld „Verfügbare Spalten auswählen aus“ die Anzeige „Alle E-Mail Felder“ aus.
Wählen Sie aus den angezeigten Feldern die Felder
- Erstellt
- Geändert
- Geändert von
aus und fügen Sie diese über „Hinzufügen“ in das rechte Maskenfeld ein. Dort können Sie die Reihenfolge der Felder bestimmen. Schließen Sie Ihre Eingabe in der Maske mit „OK“ ab.
Auch die Maske „erweiterte Einstellungen“ schließen Sie bitte mit „OK“ und in der Folgemaske „Alle Ansichten verwalten“ wählen Sie „Ansicht übernehmen“ aus.
In der tabellarischen Ansicht werden jetzt die Felder, wie von Ihnen gewünscht, angezeigt und Sie können feststellen, wer zu welchem Datum die Eintragung des entsprechenden Termins geändert hat.
Die gleiche Vorgehensweise führt Sie auch bei den Aufgaben zu Ihrem Ziel.
Zur Einstellung Ihrer vorherigen Kalenderansicht gehen Sie einfach wieder auf „Ansicht ändern“ und wählen Sie den entsprechenden Kalender aus. Sie finden dort auch Ihre Kalenderansicht „Änderung Kalender“ vor.
Datensicherung von Outlook
Soweit Sie nicht in der Cloud arbeiten, sondern Outlook auf dem Desktop verwenden, sollten Sie sich auf jeden Fall um eine ausreichende Datensicherung kümmern.
Ein interessantes Produkt ist MoBackup.
Sollten Sie weitere Informationen darüber wünschen, schreiben Sie mir einfach eine E-Mail unter info@treysse.com. Ich werde Ihre Fragen dann in einem der nächsten Artikel gerne mit einfließen lassen.