Ich möchte Sie auch mit diesem Artikel dafür sensibilisieren, mit wahrscheinlich vorhandenen „Bordmitteln“ sich erhebliche Arbeitserleichterung zu verschaffen.
Ich habe ja bereits darauf hingewiesen, dass OneNote in Verbindung mit Outlook ein unschlagbares Team darstellt. Sie erinnern sich? Ansonsten ist hier der Link zu dem Artikel.
Vorab, dieses nachfolgende Beispiel ist mit OneNote und Outlook 2016 erstellt. Es sollte aber auch mit früheren Versionen funktionieren.
Wer kennt es nicht. Lange Meetings, Warten auf die Protokolle und Abarbeiten der übertragenen Aufgaben.
Zumindest bei der Abfassung der Protokolle und der daraus sich ergebenden eigenen oder zuzuweisenden Aufgaben kann unser „Team“ Ihnen wieder einige Arbeit abnehmen.
- Als Erstes sollten Sie sich in Ihrem OneNote Notizbuch einen neuen Abschnitt „Protokolle“ anlegen. Dazu können Sie einfach ein vorhandes Register „Neuer Abschnitt“ umbenennen (rechte Maustaste / umbenennen).
- Für jedes Meeting legen Sie sich eine neue Seite an. In unserem Beispiel (Grafik oben) können Sie sehen, dass ich für das Meeting die Seite „Einführung von Scrum“ angelegt habe.
- In diese Seite tragen Sie für jeden behandelten Tagesordnungspunkt eine gesonderte Notiz ein. Gesondert deswegen, weil damit die Übertragung der sich evtl. daraus ergebenden Aufgaben einfacher zu gestalten ist.
- Ergibt sich nun aus dem entsprechenden Tagesordnungspunkt eine Aufgabe für einen der Teilnehmer des Meetings, setzen Sie den Cursor bitte unmittelbar vor den entsprechenden Tagesordnungspunkt und wählen Sie aus der Symbolleiste „Outlook Aufgaben“ (s. Grafik oben). Wählen Sie den kleinen Pfeil unten rechts aus dem Symbol und aus der Auswahlliste „Benutzerdefiniert“.
- Sie erhalten jetzt die Ihnen aus Outlook bekannte Aufgabenmaske angezeigt. Diese enthält bereits den Betreff und die Verknüpfung. Diese Aufgabe können Sie nun entsprechend terminieren und zuweisen.
OneNote sorgt dafür, dass diese Aufgabe immer synchron mit Outlook ist.