Harold Treysse

ich habe in meinem letzten Beitrag über Produktivitätstools bereits auf das Produkt Office Lens hingewiesen.

Dieses Produkt ist leider wenig beachtet, bietet jedoch viele Möglichkeiten, die ihnen ihre tägliche Arbeit erleichtern können.

Um was handelt es sich eigentlich bei Office Lens?

Microsoft selbst bezeichnet Office Lens als

eine hervorragende Möglichkeit zum Erfassen von Notizen und Informationen von White Boards, Speisekarten, Schildern oder anderen Objekten mit viel Text. Weiterhin zum Erfassen von Skizzenzeichnungen und Gleichungen oder Text ohne Bilder.

Man könnte sagen, Office Lens ist Scanner und im eingeschränkten Bereich auch Fotoapparat. Aber welche Möglichkeiten bietet Office Lenz nun im eigentlichen

Modusauswahl

Sobald sie Office Lens geöffnet haben, wird Ihnen eine Auswahlmöglichkeit angezeigt. Microsoft spricht insoweit von einer sogenannten „Modus Auswahl „. Diese Modusauswahl gibt Ihnen bereits vorab die Möglichkeit, das zu fertigende Bild durch das Programm optimieren zu lassen. Gehen wir einmal kurz näher auf diese Modusauswahl ein:

 

Dokument

Gerade, wenn es darum geht. Bewirtungsbelege zu digitalisieren oder Texte mit klein dargestellten Zeichen zu erfassen, werden sie immer auf Schwierigkeiten stoßen, diese lesbar zu speichern. Der Modus „Dokument „ optimiert das gescannte Bild, so das diese Probleme weitgehend behoben werden können.

Whiteboard

Wer oft an Seminaren teilnimmt wird feststellen, dass erarbeitete Strukturen auf einem Whiteboard oft zum Verständnis eines Problems beitragen und daher ebenfalls in digitaler Form aufbewahrt werden sollten.

Vielfach wird hierfür ein Handyfoto genommen welches den Nachteil hat, dass gerade der weiße Hintergrund dieser Whiteboards sehr selten ein vernünftiges Erkennen später zulassen. Dieser Modus optimiert den Hintergrund entsprechend, sodass dieses Problem überwiegend der Vergangenheit angehört.

Foto

Über die Sinnhaftigkeit dieses Modus kann man streiten. Hierfür reicht auch das normale Foto des Smartphones aus. Gedacht ist dieser Modus für Landschaftsbilder und Gruppenfotos.

Visitenkarte

Dieser Modus macht schon eher Sinn. Oft erhalten Sie Kontaktinformationen über Visitenkarten, müssen diese extrahieren, in eine Kontaktliste übernehmen etc.. Hier kann Ihnen Office Lens vielfach die Arbeit abnehmen. Ein gesondertes Programm zur Erfassung von Visitenkarten wird insoweit nicht mehr benötigt.

Selbst verständlich haben Sie die Möglichkeit Aufnahmen zu modifizieren, auszuschneiden etc..

 

Ziel Speicherorte und Weiterverarbeitung

Speicherort

Was wäre ein Tool wert, welches nicht die Möglichkeit geben würde, eine Vielzahl von Speichermöglichkeiten zur Verfügung zu stellen. Je nach ausgewählter Speichermöglichkeit haben Sie auch die Möglichkeit der weiteren Verarbeitung. Es geht also nicht darum. ein im Modus Dokument aufgenommenes Bild als Bilddatei abzuspeichern sondern auch darum, dieses gegebenenfalls weiter bearbeiten zu können. Ich möchte kurz auf die Möglichkeiten dieser Speicherorte eingehen.

Word

Ein Dokument, welches mit der Speicherart „Word” gespeichert wird, speichert das gesamte Layout inklusive Formatierung, sodass dieses Dokument in Word ohne weiteres weiterverarbeitet werden kann.

PowerPoint

Wenn Sie die Speicherart PowerPoint für das Dokument auswählen, werden die im Dokument vorhandenen Objekte, wie Linien etc. in Zeichnungsobjekte umgewandelt. Diese können ebenfalls bearbeitet und verändert werden.

PDF

Sie kennen das Problem, welches entsteht, wenn diverse PDF Dateien gespeichert sind und Informationen hieraus gesucht werden sollen. Wenn sie als Speicherart PDF wählen, wird das Dokument nicht als Bilddatei gespeichert sondern die Textinformationen werden extrahiert, so dass die Datei durchsuchbar ist.

Je nach Ziel Speicherort werden die Texte in verschiedenen Sprachen im Rahmen der optischen Zeichenerkennung (OCR) erkannt.

Sehr gut ist insbesondere die Zusammenarbeit zwischen Office Lens und OneNote. Dieses insbesondere dann, wenn der Visitenkartenmodus gewählt wurde. In diesem Fall wird das aufgenommene Dokument (Visitenkarte) in OneNote zur Verfügung gestellt um die Daten automatisch in Kontakte von Outlook extrahieren zu lassen.

Sie sehen also, dieses kostenlose Tool bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten. Sie sollten diese Möglichkeiten zumindest einmal ausprobieren. Die App steht sowohl für Android wie auch für Apple zur Verfügung.

Der Beitrag Office Lens erschien zuerst auf Organisationsberatung Treysse.