Harold Treysse

Wer kennt ihn nicht, den viel erlebten und oft gehassten Kalendereintrag “Meeting”.

Ich habe einmal nach einer Definition gesehen, da man das Rad ja nicht zweimal erfinden muss und eine wohl alles sagende Definition

“Ein Meeting, auch als Sitzung, Besprechung oder Konferenz bezeichnet, ist ein Treffen von zwei oder mehr Personen aus einem bestimmten Grund. Meetings werden aus unterschiedlichen Gründen einberufen, darunter Planung, Entscheidungsfindung,Problemlösung, Kommunikation und Informationsaustausch.

Es kann informell sein, zum Beispiel wenn sich mehrere Personen zum Gedankenaustausch treffen, oder formell, wenn genaue Verfahren eingehalten werden. Formelle Treffen werden von einem Vorsitzenden geleitet und folgen einer Tagesordnung, die vorher festgelegt wurde, die Berichte werden im Protokoll festgehalten. Manche Treffen, wie Vorstandssitzungen undJahreshauptversammlungen, unterliegen rechtlichen Vorgaben und finden regelmäßig statt.

unter http://www.onpulson.de/lexikon/3152/meeting/ gefunden.”

Wenn man Befragungen Glauben schenken darf, sollen 88 Prozent der Meetings ohne konkrete Vereinbarung enden. Bei 73 Prozent aller Meetings sind die Teilnehmer nicht ausreichend vorbereitet. 65 Prozent der Meetings werden als von den Teilnehmern als Zeitverschwendung bezeichnet.
Quelle: http://gunther-wolf.de/lean-meeting-besprechung-effizient-effektiv/

Aber muss das sein? Ich denke nein, wenn man einige Grundsätze für ein Meeting berücksichtigt:

Meeting als richtiges Mittel?

Erst einmal ist zu prüfen, ob ein Meeting “die richtige Veranstaltung” ist. Unbestritten sind Meetings Kommunikationsplattformen, dienen dazu, mehrere Personen auf den gleichen Wissensstand zu bringen (zumindest sollten sie dazu dienen), helfen bei Entscheidungsfindungen und Problemlösungen.
Dennoch sollten Sie sich im Vorfeld die Frage stellen, ob gerade dieses Meeting notwendig ist, ob nicht eine schriftliche Erörterung des Problems der richtigere Weg ist. Ist mit Gesprächsbedarf zu rechnen, der eher Face to Face zu erledigen ist und nicht im Rahmen eines Meetings?

Ziel des Meetings?

Welches Ergebnis erwarten Sie von dem Meeting?
Vielfach ist festzustellen, dass Meetings zu periodischen Zusammenkünften ausarten, die ohne Zielsetzung stattfinden, überflüssig sind und Zeit und Kosten binden. Achten Sie also darauf, dass das erwartete Ziel klar umrissen und jedem Teilnehmer bekannt ist.

Teilnehmer des Meetings

Welche Teilnehmer brauchen Sie für das Meeting? Stellen Sie sicher, dass nur die notwendigen Teilnehmer zu dem Meeting eingeladen werden. Jedem von uns sind die Selbstdarsteller bekannt, die möglichst zu jedem Meeting eingeladen werden wollen und zu jedem Meeting – zumindest aus ihrer Sicht – etwas beizutragen haben. Vermeiden Sie, diese Personen soweit es möglich ist, einzuladen.
Soweit Entscheidungen innerhalb des Meeting notwendig sein werden, sollten Sie die entsprechenden Entscheidungsträger zu diesem TOP einladen, damit Rückfragen und erneute Meetings zu gleichen Thema vermieden werden können.
Haben die Teilnehmer die notwendigen Vorkenntnisse zur zielgerichteten Behandlung der Thematik oder müssen diese vorbereitet werden? Nichts ist schlimmer, als in einem Meeting erst die Grundlagen für ein zielgerichtetes Bearbeiten des Themas legen zu müssen.

Art des Meetings

Ist ein persönliches Meeting notwendig oder kann das gewünschte Ergebnis auch mit einer Telefonkonferenz, einer Videokonferenz oder einem LiveMeeting erreicht werden? Vielfach überschreiten die Reisezeiten zum Ort des Meetings die Meetingzeit selbst. Berechnen Sie einmal die Kosten eines Meetings, also

• Stundensatz der Teilnehmer multipliziert mit Meetingzeit plus Reisezeit,
• Reisekosten,
• Übernachtungskosten,
• Verpflegungskosten,

Sie werden feststellen, dass die Kosten für ein Meeting leicht einen vierstelligen Betrag erreichen, die einer Telefonkonferenz, einer Videokonferenz oder eines LiveMeetings nur einen Bruchteil hiervon.

Zeitpunkt des Meetings

Bei einem Meeting vor Ort kann es sich empfehlen, dieses im Rahmen eines gemeinsamen Mittagessens durchzuführen. Auf diese Weise wird die Mittagszeit produktiv genutzt. Auch ein Zeitpunkt kurz vor Feierabend kann teilweise sinnvoll sein. Sie werden feststellen, dass Teilnehmer, die sonst zur Ausschweifigkeit in ihren Ausführungen neigen, kurze und präsize Aussagen machen.

Tagesordnung des Meetings

Es mag interessant sein, ohne Einkaufszettel einen Einkaufsbummel mit dem Partner zu machen. Dieses gilt allerdings nicht für Meetings. Meetings ohne Tagesordnung laufen in der Regel aus dem Ruder und sind nicht zielführend.
Die Tagesordnung sollte alle anstehenden Punkte aufführen, konkrete Zeiträume für jeden einzelnen Tagesordnungspunkt benennen, den Verantwortlichen für den Tagesordnungspunkt angeben und die Frage beantworten, was mit dem Tagesordnungspunkt erreicht werden soll.
Die Tagesordnung selbst sollte den Teilnehmern frühzeitig zur Vorbereitung zur Verfügung gestellt werden.

Beginn des Meetings

Das Meeting hat absolut pünktlich zu beginnen. Die Zeitverschwender, die grundsätzlich zu spät erscheinen und das Gefühl haben, aufgrund ihrer angenommenen Wichtigkeit grundsätzlich später kommen zu können, werden mit der Zeit das Gefühl erhalten, dass es auch ohne sie geht. Sie werden sehen, dass auch diese Personen zukünftig pünktlich erscheinen werden.

Ablauf des Meetings

Jedes Meeting benötigt einen sogenannten Versammlungsleiter. Dessen Aufgabe ist es insbesondere, den Ablauf des Meetings zu moderieren, auf die Einhaltung der Zeiten zu achten, die Protokollführung zumindest zu überwachen (soweit er nicht selbst Protokoll führt) und die sich aus der Diskussion evtl. ergebenden Aufgaben festzuhalten. Nach der Erledigung eines Tagesordnungspunktes ist das Ergebnis festzuhalten, so dass jeder Teilnehmer das Ergebnis kennt.

Dauer des Meetings

Die Konzentrationsfähigkeit auf Aufmerksamkeit der Teilnehmer lässt nach eigenen Feststellungen spätestens nach einer Stunde nach. Es sollte bei längeren Meetings auf ausreichend Pausen geachtet werden. Diese können von den Teilnehmern auch dazu genutzt werden, ihre E-Mails zu lesen, Telefonate zu führen etc. Während eines Meetings sollte absolutes Handyverbot vereinbart werden. Es gibt nichts Schlimmeres, als wenn während eines Meetings die Teilnehmer ihre Smartphones, Notebooks oder Handies nutzen. Dieses tötet jede vernünftige Diskussion.

Ich hoffe, ich konnte Ihnen einige Anregungen für Ihre zukünftigen Meetings geben.