Harold Treysse

Ich möchte heute auf ein Thema eingehen, welches im Hinblick auf die veränderte Arbeitsweise gerade in überörtlichen Sozietäten oft zu Problemen wird.

Buchung von Meetingräumen und Arbeitplätzen

Es geht darum, Meetingsräume oder auch Arbeitsplätze effektiv und effizient zu verwalten, zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung stellen zu können, und den Aufwand, der hierfür getrieben wird, in Grenzen zu halten.
Viele kennen dieses Problem.
Bilden wir ein Beispiel:

Rechtsanwalt A aus dem Standort der überörtlichen Sozietät in Berlin möchte sich mit Mandanten am Standort Köln zu einem Meeting treffen. Er benötigt hierfür am Standort Köln einen Besprechungsraum für sechs Personen, im Rahmen dieser Besprechung soll eine Videokonferenz mit den Standorten in Hamburg und München zu einem festgelegten Zeitpunkt mit weiteren Kollegen und den Mandanten stattfinden.
Für den gleichen Tag benötigt Anwalt A am Standort Köln außerhalb des Meetings einen voll ausgestatteten Arbeitsplatz.

Sie sehen also, ein recht umfangreiches Vorhaben welches üblicherweise eine hektische Betriebsamkeit in den verschiedensten Abteilungen der einzelnen Standorte auslöst.

• Erst ein mal ist Kontakt aufzunehmen mit dem Standort Köln um festzustellen, ob dort ein Besprechungsraum zu der gewünschten Zeit in der gewünschten Größe zur Verfügung steht. Gleichzeitig musste dieser Besprechungsraum auch die Möglichkeit einer Videokonferenz bieten.
• Des weiteren ist festzustellen, ob in Hamburg und München zum festgelegten Zeitpunkt der Raum für die Videokonferenzen frei ist und die erforderlichen Personen ebenfalls zur Verfügung stehen.
• Unabhängig davon zu prüfen, ob am Standort Köln ein Arbeitsplatz für Anwalt Ar aus Berlin zur Verfügung gestellt werden kann oder, ob dort alle Arbeitsplätze besetzt sind.

Während früher  Telefonate verschiedenster Sekretärinnen notwendig waren, um diese Fragen zu klären, bietet heute ein sogenanntes “Raumreservierungsverfahren” in Form einer entsprechenden Software die Möglichkeit, dieses

• von einem Platz
• durch eine Person

kurzfristig klären zu lassen.
Vielfach kann dieses bereits überOutlook geschehen, soweit die Software ein entsprechendes Add In anbietet.

Eines der führenden Anbieter auf dem Markt der Raumreservierungsoftware ist zum Beispiel Condeco .
Diese Software bietet nicht nur die Möglichkeit, Meetingsräume zu buchen und zu verwalten, sondern auch Arbeitsplätze effizient auszulasten.
Gerade in beratungsintensiven Unternehmen, wie Unternehmensberatung oder Wirtschaftskanzleien, bei denen eine Vielzahl von Mitarbeitern bei den Mandanten vor Ort tätig sind oder von Standort zu Standort reisen und dort ihre Tätigkeit aufnehmen, werden die Raumkosten immer mehr zu einem hohen Kostenfaktor.
Eine entsprechende Software, die nicht nur die Reservierung sondern auch entsprechende Auswertungen zulässt, bietet Planungssicherheit für die Zukunft und vermeidet nicht notwendigen Leerstand.
Wenn dieses noch mit einer digitalen Beschilderung integriert wird, werden erhebliche Sekretariats-und Rüstzeiten vermieden.

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