Elektronische Arbeitsweise in der Anwaltskanzlei

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Sie werden sich gewiss über den Titel des Artikels “Elektronische Arbeitsweise in der Anwaltskanzlei” wundern. Entspricht dieser doch nicht dem zur Zeit auf dem Softwaremarkt für Anwaltskanzleien stattfindenden Hype betreffend die sogenannte “Elektronische Akte”.
Hauptsächlich ausgelöst wurde dieser durch das “Gesetz zur Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten (ERV-Gesetz)” und in diesem Zusammenhang mit dem durch die Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) für jeden zugelassenen Rechtsanwalt in Deutschland zur Verfügung zu stellenden “besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA)”.

Aber was verbirgt sich hinter dem Begriff der elektronischen Akte?

Elektronische Akte

Ich möchte an dieser Stelle ein wenig auf den Begriff der elektronischen Akte eingehen. Was verstehen Sie darunter, was Ihr Softwarehaus und was ich?

Für mich kann ich die Frage beantworten.
Eine elektronische Akte ist nicht mehr und nicht weniger als die virtuelle Sammlung von digitalen Dateien, wie z. B.

Dokumenten (auch konvertierten)
Grafikdateien
Bild- u. Ton-Dateien
Meta-Informationen
Verwaltungsinformationen (wie z. B. Termine, Fristen etc.)

Es handelt sich also nicht um eine physische Akte im herkömmlichen Sinne, die elektronisch in einer Datei zusammengefasst wäre, sondern um gefilterte verteilte Daten, die als Sicht auf den Gesamtdatenbestand zur Verfügung gestellt werden.
Entsprechend vielfach und nutzbar sind die Möglichkeiten einer elektronischen Akte, wenn sie dann sinnvoll geplant und genutzt wird.

Frage: “Wollen Sie die elektronische Akte und wenn ja, warum?

Erst einmal sollten Sie sich klar darüber werden, was Sie überhaupt wollen.

Wollen Sie zukünftig Ihre Kanzlei auf elektronische und damit weitgehendst papierreduzierte Arbeit umstellen?
Welchen Vorteil bietet Ihnen die elektronische Bearbeitung Ihrer Mandate, aber auch Ihrer Verwaltung?
Können Sie das Vorhaben mit dem vorhandenen Personal “stemmen”?
Reicht Ihre Hardware- u. Softwareausstattung?
Haben Sie mit Ihrem Steuerberater die Anforderungen besprochen (evtl. Schaffung eines Prüfpfades etc.)?
Wie wollen Sie die Einführung vornehmen, mit einem “big beng”, oder sukzessive?
Soll die Aktenführung rein elektronisch oder dual (also auch physisch) erfolgen und wenn ja dual, was soll in die physische Akte, welche Akte wird führend?

Auf einige der Fragen werde ich in einem der nächsten Artikel eingehen und Ihnen hoffentlich Denkanstösse für Ihre Fragen geben können.

Wird fortgesetzt