Harold Treysse

 

Veränderung und Neustart © Robert Kneschke

 

 

 

 

 

 

 

In meinem vorherigen Artikel zu diesem Thema hatte ich angekündigt, auf die sich meines Erachtens zuerst stellenden Fragen kurz einzugehen.

Umstellung der Kanzlei auf elektronische Arbeitsweise

Sicherlich werden sie in der Vergangenheit schon Umstellungsmaßnahmen vorgenommen haben.
Sie werden ihr damaliges Diktatsystem, welches sich noch Datenbändern bediente, umgestellt haben auf digitales Diktieren. Gegebenenfalls haben sie ihre Kanzlei auch schon umgestellt auf Spracherkennung.
Auch hierbei werden sie einige Dinge berücksichtigt haben insbesondere, welchen Vorteil eine solche Umstellung für sie bringt.
Gleiches werden sie auch bei der Frage tun müssen, ob sie von bisher überwiegend manueller Bearbeitung auf elektronische Bearbeitung ihrer Mandate aber auch ihre Verwaltungsakte umsteigen wollen.

Vorteile papiergestützte Arbeit

Wenn ich heute im Rahmen von Beratungsgesprächen nach den Vor- und Nachteilen eine Umstellung gefragt werde, gehe ich so vor, dass ich mir die Vorteile der bisherigen Arbeitsweise vor Augen halte.
Als Vorteil einer papiergestützten Arbeitsweise fallen mir sofort ein

• das vertraute Medium „Papier“,
• jederzeitige Verfügbarkeit vor Ort,
• absolute technologische Unabhängigkeit,
• einfache redaktionelle Änderungsmöglichkeiten bei Dokumenten,
• vorhandene Beweiskraft durch Dokumente,
• einfache Mitnahmemöglichkeit von physischen Dokumenten,

Jedem zu diesem Thema Befragten werden weitere Vorteile der papiergestützten Arbeit einfallen.

Nachteile papiergestützte Arbeit

Wenn wir auf der einen Seite Vorteile betrachten, müssen wir allerdings auch die Nachteile ins Auge fassen, die doch nicht von der Hand zu weisen sind. Diese sind insbesondere

• Medienbrüche
• Verhinderung von elektronischen Workflow
• erhebliche Suchzeiten von Dokumenten
• erhebliche Suchzeiten von Akten
• hohe Arbeits- und Lagerkosten

Auffallend werden die Nachteile hauptsächlich dann, wenn man einmal einen einfachen Prozess der Erstellung eines Dokuments, welches per E-Mail an den Mandanten gesendet werden soll, nachvollzieht:

1. Der Anwalt diktiert den Text,
2. die Mitarbeiterin schreibt das Diktat,
3. die Mitarbeiterin speichert das Dokument ab,
4. die Mitarbeiterin druckt das Dokument aus,
5. die Mitarbeiterin legt das Dokument in die Unterschriftsmappe,
6. die Mitarbeiterin legt die Unterschriftsmappe dem Anwalt vor,
7. der Anwalt prüft das Dokument und nimmt handschriftliche Änderungen vor,
8. der Anwalt gibt das Dokument der Mitarbeiterin zur Korrektur,
9. die Mitarbeiterin korrigiert das Dokument,
10. die Mitarbeiterin legt das Dokument in die Unterschriftsmappe,
11. die Mitarbeiterin legt die Unterschriftsmappe dem Anwalt vor,
12. der Anwalt unterschreibt das Dokument,
13. der Anwalt gibt die Unterschriftsmappe an die Mitarbeiterin,
14. die Mitarbeiterin entnimmt das Dokument aus der Unterschriftsmappe,
15. die Mitarbeiterin scannt das Dokument,
16. die Mitarbeiterin fertigt eine E-Mail an den Mandanten und fügt die gescannte Datei bei,
17. die Mitarbeiterin heftet das Original des Dokuments in die physische Akte,

Erkennen Sie den Prozess der Dokumentenerstellung wieder?
Sie werden mir zustimmen, dass dieses zwar effektiv, aber auf keinen Fall effizient ist.

Auf die Vorteile der elektronischen Arbeitsweise werde ich in meinem nächsten Artikel eingehen.

Wird fortgesetzt.