L. Klauser-FotoliaBei einer Vielzahl von Gesprächen habe ich festgestellt, dass Outlook überwiegend nur zur Kommunikation im Rahmen des E-Mailverkehrs genutzt wird, aber weniger als Personal Informations Manager (kurz PIM). Vielleicht scheint es daran zu liegen, dass die Möglichkeiten, die Outlook bietet, kaum bekannt sind.
Ich habe bereits in früheren Artikeln versucht, diese Möglichkeiten aufzuzeigen. Es wäre daher müßig, dieses zu wiederholen. Statt dessen möchte ich auf die einzelnen Artikeln hier kurz Bezug nehmen:
Maus oder Tastatur?
Dieses ist, so konnte ich feststellen, bereits eine Glaubensfrage. Ich selbst stelle immer wieder fest, dass viele Arbeiten über die Tastatur schneller erledigt werden können, als unter Nutzung der Maus. Versuchen Sie es einmal selbst.
- Tastenkombinationen für die allgemeine Steuerung (Tipp 12)
- Tastenkombinationen im Bereich E-Mail (Tipp 13)
- Tastenkombinationen im Bereich Aufgaben (Tipp 14)
- Tastenkombinationen im Bereich Kalender (Tipp 15)
Diese Tastenkombinationen sind überwiegend bei den letzten Outlookversionen gleich geblieben.
Ordnung durch Kategorien
Ob E-Mails, Aufgaben oder Termine, sinnvoll ist eine gut durchdachte Ablage und hierbei helfen uns die Kategorien. Über diese ist es auch möglich, ein gutes Selbstmanagement aufzubauen. Informationen hierzu finden Sie unter
- Kategorien und ihre Anwendungsmöglichkeiten (Tipp 10)
- Suchordner erstellen (Tipp 11)
Gerade die Möglichkeit, eigene Suchordner zu erstellen und diese mit den Kategorien zu verknüpfen, hilft Ordnung in Outlook zu bringen.
QuickSteps
Immer dann, wenn Aufgaben zu automatisieren sind, Sie aber den Beschränkungen der in Outlook möglichen Regeln nicht unterworfen werden wollen, hilft Ihnen QuickSteps. Die Möglichkeiten sind eigentlich unerschöpflich. Es bedarf nur einer guten Planung. Eine Einführung finden Sie unter
- Das Werkzeug QuickSteps (Tipp 9)
Regeln in Outlook
Natürlich haben auch Regeln unter Outlook weiterhin ihre Berechtigung. Was wären wir ohne die Möglichkeit, nervige E-Mails von noch nervigeren Versendern automatisch löschen zu lassen? Evtl. finden Sie unter dem nachfolgenden Link noch Anregungen
- Schnelle Regel erstellen (Tipp 8)
Zumindest erfahren Sie, wie eine Regel sehr schnell und unkompliziert erstellt werden kann.
Diverse weitere Tipps
- Neuen Kontakt aus Signatur erstellen (Tipp 5)
- Aus Aufgaben einen Termin generieren (Tipp 4)
- Die Logik von Outlook nutzen (Tipp 3)
- Termine direkt aus Word erstellen (Tipp 2)
- Aufgaben direkt aus Word erstellen (Tipp 1)
Outlook versetzt Sie auch in die Lage, im Zusammenspiel mit OneNote, ein bescheidenes CRM-Modul selbst zu gestalten.
Aber dazu demnächst mehr.