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Als ich in den letzten Tagen wieder einmal ein Forum besuchte, fand ich dort einen Artikel vor mit der Überschrift „wer kann mir helfen, habt ihr auch Probleme mit den Diktierkassetten“.
Erst war ich sehr erstaunt, weil ich dachte, dass sich dieses Problem in den Anwaltskanzleien zwischenzeitlich erledigt haben sollte. Nach Gesprächen mit diversen Mitarbeitern aus den verschiedensten Kanzleien und Kanzleigrößen, musste ich jedoch feststellen, dass nach wie vor in vielen Fällen analog diktiert wird. Aber warum ist das so? Wenn man in die Handlung hinterfragt, ist immer wieder zu hören:
- digitales Diktat ist zu teuer,
- ich weiß nicht, auf was ich mich da einlasse,
- was bringt mir das überhaupt,
Das sind nur einige wenige Meinungen, die leider nach wie vor vertreten werden.
Vielfach ist nicht bekannt, welche Vorteile digitales Diktieren heute bieten kann.
Technische Vorteile
Als erstes sind wohl die technischen Vorteile zu benennen.
- Kein Verschleiß bei Diktiergeräten und Zubehör,
- keine Kosten für Kassetten,
- Nutzung bereits vorhandener Hardware
Organisatorische Vorteile
- ausgezeichnete gleichbleibende Tonqualität und dadurch einfach abzuarbeitende Diktate durch das Sekretariat
- einfachste Möglichkeiten der Korrektur eines Diktates zum Beispiel durch Einfügen eines Satzes in ein bestehendes Diktat, ohne umständliches Rück- u. Vorspulen.
- Sehr schneller Informationsaustausch mit dem Sekretariat, durch Zusendung des Diktats innerhalb des Netzwerkes oder auch per E-Mail
- bessere Auslastung der Ressourcen durch die Workflow Management Software des Anbieters, d.h.
- Diktate können einem Mitarbeiter bzw. einer Mitarbeiterin direkt zugewiesen werden,
- Über die Software ist jederzeit feststellbar, welche Diktate für welchen Mitarbeiter vorgesehen sind so dass die Auslastung festgestellt werden kann,
- Diktate können direkt an ein Schreibbüro geschickt werden, ohne dass ein Transport der Bänder notwendig ist. Hierdurch können Spitzenlasten leicht abgefangen werden.
- Prioritäten können gesetzt oder auch geändert werden
- Es ist feststellbar, in welchem Bearbeitungsstand sich das Diktat befindet
- Leichterer Umstieg auf digitale Spracherkennung
Demgegenüber stehen natürlich die Kosten für die anzuschaffende Software, die je nach Anbieter differieren. Es sollte aber auf jeden Fall darauf geachtet werden, dass die Diktatsoftware mit der Anwaltssoftware kompatibel ist. Teilweise ist auch die Diktatsoftware durch den Anbieter der Anwaltssoftware zu erhalten, so dass es auch keine Probleme mit Schnittstellen geben sollte und eine Einbindung in das Programm erfolgen kann.
Wenn sie sich ihren typischen Tagesablauf einmal ansehen, werden Sie feststellen, dass es Gelegenheiten gibt in denen Leerlaufzeiten vorhanden sind, die gut zu Diktaten genutzt werden können.
Wenn Sie bisher mit analogem Diktat gearbeitet haben, konnte dieses immer erst dann durch das Sekretariat bearbeitet werden, wenn das Band dem Sekretariat zur Verfügung gestellt wurde. Dieses gehört mit digitalem Diktieren der Vergangenheit an. Sie können je nach Hersteller über ihr Smartphone auch unterwegs ein Diktat aufnehmen und dieses – natürlich verschlüsselt – über E-Mail direkt an ihr Sekretariat senden oder aber, wenn sie unterwegs Zugriff auf Ihr Netzwerk haben, das Diktat mit dem Netz synchronisieren, so dass es unverzüglich dem Sekretariat zur Verfügung steht. Das alles sind Vorteile, die ihnen nur das digitale Diktat bieten kann. Sie sollten sich insoweit durch einen kompetenten Partner beraten lassen.
Die für die notwendigen Programmlizenzen und Hardware anfallenden Kosten werden sich kurzfristig in der Kanzlei amortisieren lassen.