Harold Treysse

Wenn wir heute von einer sogenannten “Clean Desktop Policy” sprechen, haben wir gleich das Bild der Forderung nach einem absolut aufgeräumten Schreibtisches vor uns.

Viele Inhaber von Anwaltskanzleien sind der festen Überzeugung, dass es einen solch aufgeräumten Schreibtisch nicht geben kann.
Leider wird vielfach übersehen, dass im Vordergrund der sogenannten “Clean Desk Policy” nicht  die Frage eines aufgeräumten Schreibtisches steht, sondern insbesondere die Frage der Sicherheit von vertraulichen Informationen.
Der aufgeräumte Schreibtisch ist eher nur ein Ergebnis der Vorsorge, erhaltene Informationen tatsächlich vertraulich zu halten.

Gerade in Anwaltskanzleien sind, wie auch in Arztpraxen, Informationen überwiegend vertraulicher Art.
Dennoch wird sehr oft mit diesen Informationen unbewusst leichtfertig umgegangen.
Stellen Sie sich das Procedere vor,

• das Personal verlässt abends nach Feierabend das Büro,
• bearbeitete Vorgänge bleiben auf dem Schreibtisch liegen und
• sind für jedermann, der Zutritt zur zu den Kanzleiräumen erhält,
  • seien es Putzfrauen,
  • Wachdienst etc.

zugänglich.
Gleiches gilt für Informationen, die in der Anwaltskanzlei im Rahmen eines Chinese Wall vorgehalten werden, d.h., dass einzelne Abteilungen einer Anwaltskanzlei gegenseitig von einander abgeschottet werden müssen, da die vorhandenen Informationen nicht untereinander ausgetauscht werden dürfen.

Dabei ist es aber relativ einfach, eine “Clean Desk Policy” einzurichten und beizubehalten. Nachfolgend einige kleine Tipps:

Schreibtisch

Auf den Schreibtisch kommen – neben den individuellen Arbeitsmitteln –  jeweils genau die Unterlagen, die tatsächlich zu dem zurzeit gerade zu bearbeitenden Vorgang notwendig sind, seien es Dokumente, Akten etc..
Sobald der Vorgang abgearbeitet ist, sind alle Unterlagen zu diesem Vorgang vom Schreibtisch zu entfernen.
Vielfach wird geäußert, dieses sei nicht möglich, da auch die bearbeiteten Akten irgendwohin müssten und man nicht jede Akte einzeln zum Sekretariat schaffen könnte. Dieses ist auch nicht verlangt. Hängeakten kann man in einem sogenannten “Akten-Boy” zwischenlagern. Wichtig ist nur, dass der Schreibtisch für den neuen Vorgang und die für diesen benötigten Unterlagen freigeräumt ist.
Sobald die ihren Schreibtisch verlassen, sollte dieser – soweit dritte hierauf Zugriff haben – von Dokumenten und Informationen leer geräumt sein.

Papierkorb

Es klingt sehr banal, auf dieses Arbeitsmittel eingehen zu müssen.
Sinnvolle Überlegungen im Vorfeld können jedoch dafür sorgen, dass auf der einen Seite Sicherheit und auf der anderen Seite Kostenbewusstsein sich nicht gegenseitig ausschließen.
So kann es z.B.  sinnvoll sein,  mit zwei verschiedenfarbigen Papierkörben am Schreibtisch zu arbeiten.
In den einen gehören die Papiere, die gesondert vernichtet werden müssen, in den anderen Papierkorb die Papiere, die einer solchen Behandlung nicht bedürfen, wie zum Beispiel Zeitschriften. Interessant ist es, dass es für Papierkörbe auch kleine Behältnisse zum einhängen gibt. In diese können zum Beispiel so interessante Dinge wie Bananenschalen, Teebeutel etc. abgelegt werden. Schauen Sie einmal in Ihren Papierkorb, was dort gemischt enthalten ist. Sie werden leicht feststellen, dass dieses Thema nicht so banal ist, wie es den Anschein hat.
Selbstverständlich sollten auch Regelungen dafür getroffen werden, wer zumindest den Papierkorb mit den sensiblen Daten lehrt. Dieses sollte nicht derm Putzdienst überlassen bleiben, insbesondere dann nicht, wenn es sich um täglich wechselnde Kräfte eines Drittunternehmens hat handelt.
Die beste Schweigepflichtverpflichtung nützt dem Renommee einer Kanzlei nichts, wenn Daten trotz einer solchen Verpflichtungserklärung nach außen dringen.

Akten und Aktenordner

Vielfach ist in Kanzleien festzustellen, dass Mandanten Zugang zu den Arbeitsbereichen haben, sei es auf dem Weg zu den Toiletten oder zu den Besprechungsräumen.
Im Vorbeigehen können vielfach Aktenbezeichnungen zur Kenntnis genommen werden, die Rückschlüsse auf Mandate und Verfahren zulassen.
Dieses ist nicht sinnvoll. Es sollte dafür gesorgt werden, dass auch solche Daten vor Blicken Dritter geschützt werden. Dieses gilt insbesondere auch dann, wenn eine Besprechung im Anwaltszimmer stattfindet, wie es teilweise immer noch üblich ist und sich in diesem Zimmer die Akten sichtbar für den Mandanten stapeln. Auch hierbei können Daten zur Kenntnis genommen werden, die nicht für Dritte gedacht sind.
Ob man abends alle Aktenschränke abschließen sollte, mag jedem selbst überlassen sein. Teilweise ist dieses bereits auch aus Einrichtungszwängen nicht möglich.

Endkontrolle

Ebenso, wie Sie es geregelt haben, dass unmittelbar vor Feierabend nochmals der Fristenalender daraufhin überprüft wird, ob alle an diesem Tage anstehenden Fristen erledigt sind, sollte auch eine Überprüfung auf Einhaltung der “Clean des Policy” vorgenommen werden.
Es wird eine Zeit lang dauern bis sich alle Mitarbeiter hieran gewöhnt haben. Jeder wird für sich aber feststellen, dass diese Policy auch geeignet ist, die Effizienz der eigenen Arbeit zu steigern.

Gehen Sie doch einfach einmal mit den Augen eines Dritten durch Ihre Kanzlei. Beantworten Sie sich die Frage, ob Sie sich in der Kanzlei wohlfühlen und gut vertreten fühlen würden.
Dieses hilft auch manchmal, weniger angenehme Dinge zu erkennen und Verbesserungen in Angriff zu nehmen.

Dieses waren nur einige kleine Beispiele worauf bei Erstellung und Einführung einer solchen Policy geachtet werden sollte.
Soweit Sie Rückfragen hierzu haben, können Sie gerne das hier verlinkte Kontaktformular nutzen.