In Teil 3 haben wir das Prinzip “Verbot mit Erlaubnisvorbehalt” behandelt und festgestellt, dass grundsätzlich (bis auf die dort genannten Ausnahmen) eine Einwilligung des Betroffenen notwendig ist. Das BDSG sagt uns natürlich auch, wie diese Einwilligung auszusehen hat. Die Vorschriften hierüber finden Sie teilweise in § 4a Abs. 1 BDSG:
- Die Einwilligung ist nur wirksam, wenn sie auf der freien Entscheidung des Betroffenen beruht. (§ 4a Abs. 1 Satz 1 BDSG)
- Er ist auf den vorgesehenen Zweck der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung sowie, soweit nach den Umständen des Einzelfalles erforderlich oder auf Verlangen, auf die Folgen der Verweigerung der Einwilligung hinzuweisen. (§ 4a Abs. 1 Satz 2 BDSG)
- Die Einwilligung bedarf der Schriftform, soweit nicht wegen besonderer Umstände eine andere Form angemessen ist. (§ 4a Abs. 1 Satz 3 BDSG)
- Soll die Einwilligung zusammen mit anderen Erklärungen schriftlich erteilt werden, ist sie besonders hervorzuheben. (§ 4a Abs. 1 Satz 4 BDSG)
Die Freiwilligkeit der Entscheidung des Betroffenen ist oberstes Gebot. Diese Vorschrift soll garantieren, dass gerade Personen, die in einem Abhängigkeitsverhältnis stehen, die freie Entscheidung über ihre persönlichen Daten treffen können. Dieses gilt vor allem für Mitarbeiter, für die es im BDSG Sondervorschriften gibt, zu denen ich später kommen werde, die aber bei fehlender Freiwilligkeit Gefahr laufen würden, dass auch nicht im Rahmen von vertraglich notwendigen Daten, Daten erfasst werden könnten.
Die Freiwilligkeit soll auch gewährleisten, dass keine anderen Nachteile für den Betroffenen entstehen, wie z. B. dass eine Dienstleistung nur erbracht wird, wenn in die Erhebung, Verwendung etc. von personenbezogenen Daten eingewilligt wird. Die Systematik erkennen Sie auch, wenn Sie sich die Vorschriften über das P-Konto in § 850k Abs. 8 Satz 5 ZPO anschauen. Danach dürfen nicht mehr, als die Daten, die in § 850K Abs. 8 Satz 4 ZPO angegeben sind, weitergegeben werden, auch wenn der Betroffene einer Weitergabe eingewilligt hat. Der Gesetzgeber hat gerade in diesem Bereich die Gefahr einer Abhängigkeit zwischen Einwilligung und Dienstleistung erkannt und dieser vorgebeugt.
Grundsätzlich bedarf die Einwilligung einer Schriftform. Wie bei jedem Grundsatz gibt es natürlich Ausnahmen. Diese werden auf “besondere Umstände” abgestellt. Nun, welche kennt das BDSG?
Andere Einwilligung einschl. mündlicher Einwilligung
- Wird die Einwilligung nach § 4a Absatz 1 Satz 3 in anderer Form als der Schriftform erteilt, hat die verantwortliche Stelle dem Betroffenen den Inhalt der Einwilligung schriftlich zu bestätigen, es sei denn,
- dass die Einwilligung elektronisch erklärt wird
- und die verantwortliche Stelle sicherstellt, dass die Einwilligung protokolliert wird
- und der Betroffene deren Inhalt jederzeit abrufen
- und die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen kann. (§ 28 Abs. 3a Satz 1 BDSG)
- Soll die Einwilligung zusammen mit anderen Erklärungen schriftlich erteilt werden, ist sie in drucktechnisch deutlicher Gestaltung besonders hervorzuheben. (§ 28 Abs. 3a Satz 2 BDSG)
Wann können diese Vorschriften greifen?
Angenommen, es ruft eine Person in Ihrer Kanzlei an, die in keinem Mandatsverhältnis zu Ihnen steht und bittet auf Grund einer Empfehlung um Zusendung Ihrer monatlichen Mitteilung zu Gesetzesänderungen z. B. im Bereich des Familienrechts. Sie sagen dieses zu und bitten um Mitteilung von Daten, wie z. B. Namen und Vorname, Anschrift und soweit vorhanden E-Mail- Adresse. Sie bitten um Einwilligung, dass Sie die bei dem Betroffenen erhobenen Daten elektronisch speichern und für den Zweck der Zusendung Ihrer Gesetzesänderungsmitteilungen im Familienrecht verwenden dürfen. Der Betroffene stimmt diesem mündlich (telefonisch) zu. Dann haben Sie diese Einwilligung und den Inhalt der Einwilligung (also für den Zweck der Zusendung Ihrer Gesetzesänderungsmitteilungen im Familienrecht) dem Betroffenen schriftlich zu bestätigen.
Soweit die Einwilligung elektronisch z. B. auf Ihrer Website erfolgt ist, müssen Sie die oben genannten technischen Voraussetzungen sicher stellen, also dass die Einwilligung protokolliert wird, der Betroffene diese jederzeit abrufen und mit Wirkung für die Zukunft widerrufen kann. Hier hilft nur ein sogenanntes “Opt-In”, besser noch “Double-Opt-In”.
Soweit die Einwilligung im Zusammenhang mit anderer Erklärungen erfolgt, ist sie besonders hervorzuheben (s. oben § 4a Abs. 1 Satz 4 BDSG).
Auch diese Vorschrift ist eine reine Schutzvorschrift für den Betroffenen. Vielfach wird versucht, solche Einwilligungen in Allgemeinen Geschäftsbedingungen “unterzubringen”. Hier sind diese zumindest “drucktechnisch” besonders hervorzuheben, also z. B. in Fettdruck. Ich nehme einmal an, dass Sie solche Einwilligungserklärungen in Ihren Mandatsbedingungen enthalten haben, einschl. der Einwilligung für den Schriftverkehr im E-Mail-Verfahren?
Im nächsten Teil dieser kleinen Serie werden wir uns mit der Kategorie “Geschäftsdaten”, also den Daten, die in keinem Zusammenhang mit einem Mandatsverhältnis stehen, beschäftigen.
Wird fortgesetzt