Nachdem in Teil 2 die Mandatsdaten behandelt und festgestellt wurde, dass – für die Anwaltschaft – bezogen auf die der Verschwiegenheitspflicht unterliegenden Mandatsdaten das BDSG nicht anwendbar ist, möchte ich auf die weiteren Datenkategorien eingehen.
Voraussetzung ist allerdings, dass die Grundlagen des BDSG erste einmal erörtert werden.
Verbot mit Erlaubnisvorbehalt (§ 4 Abs. 1 BDSG)
Erst einmal ist davon auszugehen, dass die Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung von personenbezogenen Daten unzulässig ist, es sei denn
- das Bundesdatenschutzgesetzt oder
- eine andere Rechtsvorschrift
- erlaubt
- oder ordnet dieses an oder
- der Betroffene willigt hierin ein.
Von wem sind die Daten zu erheben (§ 4 Abs. 2 BDSG)
Grundsätzlich sind die Daten beim Betroffenen zu erheben. Selbstverständlich gibt es hiervon wieder Ausnahmen, wenn
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die zu erfüllende Verwaltungsaufgabe ihrer Art nach oder der Geschäftszweck eine Erhebung bei anderen Personen oder Stellen erforderlich macht (§ 4 Abs 2 Ziffer 1 BDSG) oder
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die Erhebung beim Betroffenen einen unverhältnismäßigen Aufwand erfordern würde (§ 4 Abs. 2 Ziffer 2 BDSG
und keine Anhaltspunkte dafür bestehen, dass überwiegende schutzwürdige Interessen des Betroffenen beeinträchtigt werden.
Aber was ist unter “die zu erfüllende Verwaltungsaufgabe ….. in § 4 Abs. 2 Ziffer 1 BDSG zu verstehen?
Hierunter könnten z. B. die Daten fallen, die Sie bei Ihrem Mandanten über den Gegner, gegnerischen Anwalt etc. abfragen. Diese sind für die Bearbeitung des Mandats (also der Verwaltungsaufgabe) oder zur Erfüllung des Geschäftszwecks erforderlich.
Aufklärungspflicht im Rahmen der Datenerhebung
Soweit dem Betroffenen die nachfolgenden Angaben nicht bereits anderweitig bekannt sind
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die Identität der verantwortlichen Stelle (§ 4 Abs. 3 Ziffer 1),
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die Zweckbestimmungen der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung (§ 4 Abs. 3 Ziffer 2) und
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die Kategorien von Empfängern nur, soweit der Betroffene nach den Umständen des Einzelfalles nicht mit der Übermittlung an diese rechnen muss § 4 Abs. 3 Ziffer 3,
ist dieser hiervon zu unterrichten.
Hintergrund ist, dass der Betroffene in der Lage sein soll seine Rechte auf Auskunft, Berichtigung oder Löschung geltend machen zu können. Das ist nur möglich, wenn der die Identität der verantwortlichen Stelle kennt. Er soll auch wissen, welchen Zweck die Erhebung und Verarbeitung oder Nutzung seiner Daten verfolgt. Denken Sie nur an die Vielzahl der sogenannten “Gewinnausschüttungen’”, die eigentlich nur dazu dienen, Daten von Dritten zu erheben, um diese im Rahmen von Marketingmassnahmen zu nutzen oder diese Daten zu veräußern.
Hier ist es schon wichtig, dass der Betroffene den Zweck der Datenerhebung kennt und auch entscheiden kann, ob er die Daten unter diesen Umständen überhaupt zur Verfügung stellen will.
Ebenso verhält es sich mit der Kategorie von Empfängern der Daten.
Es wird darauf abgestellt, ob der Betroffene nach den Umständen des Einzelfalles nicht mit der Übermittlung hätte rechnen müssen. Übermittlung ist grundsätzlich eine Weitergabe an Dritte. Dieses gilt auch innerhalb eines Konzerns. Wenn Sie also Daten dem Otto Versand zur Verfügung stellen, kann dieser nicht ohne weiteres diese Daten an Baur oder einem anderen Unternehmen des Konzerns übermitteln. Hiermit muß der Verbrauchen nicht rechnen. Folglich hat der Otto Versand bei Erhebung der Daten hierauf hinzuweisen.
Sicherlich fragen Sie sich jetzt, was hat das mit der Anwaltskanzlei zu tun? Dieses Beispiel sollte Sie für diese Thematik sensibilisieren. Vielfach ist einer Anwaltskanzlei auch eine Steuerberatungsgesellschaft angeschlossen und hier kann diese Vorschrift bei Nichteinhaltung zu erheblichen Problemen führen.
Freiwilligkeit
Als letztes möchte ich noch auf den Teil der Vorschrift:
“Werden personenbezogene Daten beim Betroffenen aufgrund einer Rechtsvorschrift erhoben, die zur Auskunft verpflichtet, oder ist die Erteilung der Auskunft Voraussetzung für die Gewährung von Rechtsvorteilen, so ist der Betroffene hierauf, sonst auf die Freiwilligkeit seiner Angaben hinzuweisen. Soweit nach den Umständen des Einzelfalles erforderlich oder auf Verlangen, ist er über die Rechtsvorschrift und über die Folgen der Verweigerung von Angaben aufzuklären.”
verweisen.
Der erste Teil kommt immer nur dann zum Zuge, wenn der Betroffene aufgrund einer Rechtsvorschrift zur Auskunft verpflichtet ist. Das wird Ihnen gegenüber im Rahmen der Tätigkeit in einer Anwaltskanzlei wenn überhaupt, nur selten der Fall sein. Etwas anderes ist da schon der zweite Teil “oder ist die Erteilung der Auskunft Voraussetzung für die Gewährung von Rechtsvorteilen”. Das könnte z. B. der Fall sein, bei Auskunftserteilung zum Erhalt von Prozesskostenhilfe.
Treffen alle genannten Punkte nicht zu, ist der Betroffene auf die Freiwilligkeit seiner Auskunft im Hinblick auf die von ihm geforderten Angaben hinzuweisen
Wird fortgesetzt