Ich hatte in Teil 3 dieser kleinen Abhandlung kurz eine nicht abschließende Auflistung der Risiken vorgenommen, die mit einem Business Continuity Management gemeistert werden können.
Axel Pabst hat in seinem Blog unter http://pabstblog.de/2013/07/haben-sie-schon-einen-notfallplan-fur-ihre-anwaltskanzlei/ zwei Szenarien dargelegt, die zu jeder Zeit in einer Anwaltskanzlei auftreten können, den leider oft stattfindenden Einbruch und den nicht immer zu vermeidenden Wasserschaden. Es müssen also nicht Katastrophen im eigentlichen Sinne sein, die Ihre Existenz gefährden können.
Nachfolgend möchte ich auf einige Punkte eingehen, die in einem Business Continuity Plan (oder auch vielfach Notfallplan genannt) enthalten sein sollten. Auch diese Punkt können nicht abschließend sein, variieren von Kanzlei zu Kanzlei und sollen in ihrer Darstellung nur Ihrer Sensibilisierung für dieses Thema dienen.
Eine Hilfe bei der Erstellung des Planes kann die Anlage D des BSI-Standard 100-4 zum Notfallmanagement sein. Aber auch hier sollten Sie nicht nach Perfektion streben, sondern es sollte ein machbarer, übersichtlicher und möglichst einfacher Notfallplan angestrebt werden.
Da Ihnen graue Theorie und Aufzählung von Punkten nicht viel nützen wird, lassen Sie mich bitte ein Szenario durchspielen, was jederzeit auftreten kann.
Das brennende Bürogebäude
Es ist 15.00 Uhr an einem Donnerstag. Sie hören Sirenen, laute Stimmen im Gebäude und es steht fest, das Bürogebäude brennt.
Ihre Mitarbeiter laufen aufgeschreckt durch die Räume, niemand weiß, was zu tun ist. Alle verlassen das Gebäude auf dem schnellsten Weg. Das Haus brennt lichterloh.
Vor dem Haus haben zwischenzeitlich die Feuerwehr und die Polizei eine weiträumige Absperrung errichtet. Die Feuerwehr kann nur noch versuchen, die Nebengebäude vor dem Feuer zu schützen.
Ihr erster Gedanke ist, dass hoffentlich alle Mitarbeiter und Kollegen gesund das Gebäude verlassen haben.
Ihre Bürovorsteherin sehen Sie in der Menge eingekeilt, aber wo ist Ihre Kollegin, wo die Auszubildende?
Nun, erst einmal bis hier hin. Haben Sie festgestellt, was Ihnen fehlte?
Plan für Sofortmaßnahmen
Es fehlte Ihnen ein Plan für Sofortmaßnahmen, also
- wie ist bei bestimmten Krisen vorzugehen,
- wer ist für welche Maßnahmen zuständig,
- ein Evakuierungsplan für bestimmte Krisen, wie Bombendrohung, Feuer etc.
- Wer benachrichtigt wen (Kollegen, Mandanten im Konferenzreich)
- Endkontrolle, ob alle Personen die Räumlichkeiten verlassen haben (manche denken ja auch bei Flammenschein noch an eine Übung)
- Festlegung eines Sammelpunkts (damit die Vollständigkeit festgestellt werden kann und weitere Verfahrenshinweise direkt gegeben werden können)
Eine Stunde später steht fest, das Gebäude ist bis auf die Grundmauern niedergebrannt.
Der absolute Horror
Erst jetzt erfassen Sie das ganze Ausmaß des Schadens:
- Keine Büroräume mehr
- Keine Arbeitsplätze
- Keine IT (Server, Arbeitsplatzcomputer, Fotokopierer, Festnetztelefon, Software etc.)
- Keine elektronische Daten (elektronische Akten, Fristen, Termine, Adressdateien, Finanzbuchhaltung)
- Keine ausgelagerte Datensicherung
- Keine körperlichen Mandatsakten
- Keine Geschäftsakten (Finanzbuchhaltung, Versicherungsunterlagen, Belegesammlung)
- Keine Daten von Geschäftspartnern (Lieferanten, Dienstleister etc.)
- Keine Kontaktdaten Ihrer Mitarbeiter
Mit dieser Erkenntnis lasse ich Sie erst einmal allein.
Wie Sie Vorsorge treffen können, dass Sie den Schaden relativ gering halten können, behandele ich im nächsten Teil.