Harold Treysse

Marco 2811 – Fotolia

Vorab möchte ich mich recht herzlich bei allen Teilnehmern der Umfrage zur Marktstudie „Informationstechnik in der Anwaltskanzlei 2017“ bedanken.
Da diese Umfrage absolut anonym durchgeführt wurde, kann der Dank nur auf diesem Wege und über die Kanäle der Social Media erfolgen.

Teilnehmerzahlen

Die Teilnehmerzahlen sind im Gegensatz zum Vorjahr wiederum gesunken, sind also nach wie vor nicht repräsentativ, was ich gleich vorausschicken möchte. Woran der Rückgang der Teilnehmerzahlen gelegen hat, ist leider nicht feststellbar.

Kanzleien

Von den 97 teilnehmenden Kanzleien handelte sich sich zu 33% (Vorjahr 37,6%) um Kanzleien mit einer Größe von zwei bis fünf Anwälten.  Bei 81,9% (Vorjahr75,9%) der teilnehmenden Kanzleien handelte es sich um örtliche Kanzleien. Die überörtlichen Kanzleien waren – bezogen auf Deutschland – mit 14,9% (Vorjahr 24,1%) vertreten, die überörtlichen mit ausländischen Standorten waren mit 3,2% vertreten.

Programme

Interessant ist, dass 93,7% (Vorjahr 96,6%) der teilnehmenden Kanzleien angaben, ein Anwaltsprogramm zu nutzen. Insgesamt wurden 21 Anwaltsprogramme (Vorjahr 19) genannt. Bei der Auswertung sind mehrere Nennungen eines Anbieters zusammengefasst worden, auch wenn die Programmbeschreibung verschieden war.

Zufriedenheitsgrad

Die Zufriedenheit der Teilnehmer mit den Anwendungen ist als hoch einzustufen. Nur 2,2% (Vorjahr 2,7%) gaben dem von ihnen genutzten Produkt die Note mangelhaft. Allerdings gaben auch 2,2% (im Vorjahr 1,8%) die Note ungenügend.

Verwendung des Programms

In diesem Bereich scheint noch ein hohes Potential an Effizienzsteigerung in den Kanzleien möglich zu sein.

Eine Verwendung über 80% fand lediglich in den Bereichen

• Wiedervorlagenverwaltung 92,9% (Vorjahr 80,2%)
• Fristenverwaltung 87,8% (Vorjahr 81,1%)
• Dokumentenmanagement 88,9% (Vorjahr 85,6%)
• Zwangsvollstreckung 83,3%

statt.
Die Aufgabenverwaltung wurde nur zu 57,8% (Vorjahr 59,5% ) genutzt und auch die Terminverwaltung kam nur auf 80% (Vorjahr 66,7%) der Nutzung, was eigentlich absolut unverständlich ist.

Insgesamt scheinen auch die betriebswirtschaftlichen Module weniger genutzt zu werden. So gaben von 91 Teilnehmern der Umfrage an, die Bereiche

• Zeiterfassung zu 68,1% (Vorjahr 62,8%)
• Kosten- u. Leistungsrechnung zu 30,8% (Vorjahr 36,3%)
• Internes Forderungsmanagement zu 36,3% (Vorjahr 40,7%)
• Controlling zu 40% (Vorjahr 39,8%)

zu nutzen. Dieses entspricht in etwa auch den Ergebnissen geführter Gespräche in der Vergangenheit. Hier liegt ein erhebliches Potential, was jede Kanzlei „heben“ sollte.
Teilweise ist dieser Umstand wohl auch auf fehlendes Personal mit entsprechendem Grundwissen zurück zu führen. Ein Indiz dafür ist auch, dass von den Teilnehmern das Modul „Finanzbuchhaltung“ auch nur zu 40,7% (Vorjahr 36,3%) genutzt wird.

Digitales Diktat

Angaben zur Nutzung des digitalen Diktates machten in diesem Jahr 96 Personen, was zeigt, dass dieses Medium wohl zwischenzeitlich in den Kanzleien Fuß gefasst hat.
Die Vorteile des digitalen Diktates sind wahrscheinlich noch nicht vollständig in der Anwaltschaft angekommen. Ich gehe jedoch davon aus, dass sich dieses ändern wird. Immerhin nutzen bereits 65,6% (Vorjahr 54,8%) der antwortenden Personen diese Möglichkeit.

Spracherkennung

Zu meiner Überraschung nahmen in diesem Bereich diesmal  94 Teilnehmer an der Umfrage teil. Von diesen gaben 66% (Vorjahr 48,3%) an, bereits Spracherkennung zu nutzen. Vielfach sind die Vorteile noch nicht bekannt. Der Konkurrenzdruck der nächsten Jahre wird allerdings dazu führen, dass Effektivität und Effizienz noch mehr im Fokus der Anwaltschaft stehen werden, was automatisch eine Kostenreduktion und einen sinnvollen  Mehreinsatz von Technik bedingen wird.

Elektronische Akte

Der elektronische Rechtsverkehr wirft in diesem Bereich anscheinend seine Schatten voraus. Es waren 97 Antworten  zu verzeichnen. Das Ergebnis ist interessant. Wahrscheinlich traut man allerdings der elektronischen Akte noch nicht so ganz, wie die Angabe von 48,5% (Vorjahr 41,4%) der Antwortenden zeigt, die eine Papierakte als Backup-Akte führen. Dennoch zeichnet sich eine erfreuliche Entwicklung ab.
So gaben 42,3% an, nur mit elektronischer Akte zu arbeiten.

Kommunikation mit dem Mandanten

Diese Frage wurde erneut gestellt, da in der Anwaltschaft erhebliche Unsicherheit besteht, wie mit dem Mandanten eine effiziente Kommunikation geführt werden kann, die auf der einen Seite die erforderliche Sicherheit und den Datenschutz gewährleistet, auf der anderen Seite aber auch Medienbrüche vermeidet. Überraschend war für mich, dass anstelle der E-Akte, also der Möglichkeit, dass der Mandant auf für ihn freigegebene Daten zugreifen kann, die unverschlüsselte Versendung von E-Mails so einen hohen Stellenwert hat. Hier sollte ein Umdenken in der Anwaltschaft einsetzen. Nutzen doch 39,2% (Vorjahr 45,3%) der 97 Antwortenden eine unverschlüsselte E-Mail-Kommunikation.

Vorbereitung auf das beA

Auch diese Frage wurde wieder gestellt. Immerhin nahmen an diesem Fragenkomplex noch 94 Teilnehmer der Umfrage teil. Das Ergebnis der Vorbereitungen ist erfreulich.
Allerdings lässt die Anpassung der Arbeitsprozesse mit 40,4% (Vorjahr 46,4%) zu wünschen übrig.
Allerdings gaben 31,9% der Teilnehmenden an, das beA schon da zu nutzen, wo die Möglichkeit gegeben ist.

Nutzung einer Cloud

Die Cloud wird zwischenzeitlich von 64,9% (Vorjahr 42,7%) der Teilnehmer genutzt. Auf die Frage, ob eine interne oder Externe Cloud genutzt wird, antworteten lediglich noch 34 Teilnehmer. Dabei verteilten sich die Nutzer auf

• interne Cloud 38,2% (Vorjahr 53,8%)
• externe Cloud 46,2% (Vorjahr 46,2%)

Die Cloudprodukte habe ich gesondert aufgeführt.
Beachtet werden sollte, dass die Daten in einer Cloud grundsätzlich verschlüsselt gespeichert werden sollten und natürlich eine 2FA Zugangsmöglichkeit geschaffen wurde. Wer sich hierzu informieren möchte, sei auf Wikipedia hingewiesen.

Marketing

Hier hat sich in den vergangenen Jahren doch einiges getan. Eine WebSite unterhält zwischenzeitlich 93,2% der teilnehmenden Kanzleien (Vorjahr 95,3%) und auch die Nutzung von Social Media mit 46,4% (Vorjahr 55,1%) folgt dieser Entwicklung.
Interessant war für mich die doch umfangreiche Nutzung von XING mit 66,7% (Vorjahr 80,3%), der von Facebook mit 44,4% (Vorjahr 59,2%) und Linkedin mit 40,7% (Vorjahr 50%).

Die reine Datenanalyse können Sie hier finden.

Im Hinblick darauf, dass das Interesse der Anwaltschaft an einer solchen Auswertung äusserst gering ist, wie die geringe Teilnahme zeigt, wird diese Auswertung in den kommenden Jahren nicht fortgesetzt werden.

Sollten Sie Fragen zu der Auswertung haben, nehmen Sie bitte Kontakt zu mir auf. Das kann über das Kontaktformular oder aber auch über info@treysse.com direkt erfolgen.

Der Beitrag Auswertung Informationsverarbeitung in der Anwaltskanzlei 2017 erschien zuerst auf Organisationsberatung Treysse.