Harold Treysse

In Teil zwei hatte ich bereits den Arbeitsprozess „Schriftguterstellung „ kurz angesprochen. Es gibt selbstverständlich eine Vielzahl von Arbeitsprozessen, die aus Effizienzgründen verändert werden sollten. Die zunehmende Technisierung und Automatisierung gibt uns die Möglichkeit hierzu. Warum diese also nicht nutzen?

Stellen Sie sich einmal folgendes Procedere vor

•  sie erstellen eine außergerichtliche anwaltliche Mahnung ohne Klageandrohung über 10.000 €
• die Gegenseite zahlt 5000 € und verweigert die Restzahlung.
• Wegen der Restforderung in Höhe von 5000 € zuzüglich der Differenzkosten aus dem außergerichtlichen Mahnschreiben wird Klage erhoben.
• In Höhe eines Betrages von 2000 € wird die Forderung anerkannt, wegen der Restforderung wird streitig verhandelt
• nach Beweiserhebung im Rahmen eines Beweistermins vergleichen sich die Parteien auf Zahlung eines Betrages in Höhe von 1500 €

Wie üblich legen sie die Akte ihrer Mitarbeiterin vor. Diese soll die Abrechnung fertigen. Kostenrechtlich handelt es sich nicht um einen einfachen Vorgang.
Die Mitarbeiterin benötigt für diese nicht wertschöpfende Tätigkeit teure Arbeitszeit.

Wäre es nicht sinnvoller, wenn ihnen ihre Software die Möglichkeit geben würde, jede Einzeltätigkeit innerhalb des Kostenmoduls nach Art der Tätigkeit und Höhe des jeweiligen Wertes einzugeben, das Kostenmodul selbst dann den Rechnungsvorschlag auf Aufforderung unterbreiten würde? Beispielsweise könnten sie bereits im Termin entsprechend ankreuzen, dass nicht streitig verhandelt wurde wegen 2000 €, streitig verhandelt wurde wegen des Restbetrages, Beweis erhoben und ein Vergleich geschlossen wurde.

Die Akte müsste nicht mehr an die Mitarbeiterin zur Erstellung der Kostenberechnung gegeben werden.

Gleiches gilt natürlich auch, wenn Sie ein Mandat nach Zeit abrechnen. Vielfach ist zu sehen, dass Mitarbeiter beschäftigt werden, handschriftlich erfasste Zeiten ihrer Anwälte in das Zeiterfassungsmodul einzutragen, einschließlich der ausgeübten Tätigkeiten. Woran liegt das? Ist das Zeiterfassungsmodul der genutzten Software so bedienerunfreundlich oder ist es ein Widerstreben des Anwalts, “sekretariatsähnliche Tätigkeiten” selbst auszuüben? Haben Sie einmal berechnet, was Sie die Arbeitsstunde Ihrer Mitarbeiter kostet? Wenn nein, finden Sie hier eine kleine Anleitung incl. einer kostenlosen Exceltabelle.

Zu prüfen wäre auch, ob es nicht sinnvoll für ihre Kanzlei sein kann, die Rechnungsabwicklung und das Inkasso an Dritte zu vergeben. Auch insoweit gibt es bereits eine Vielzahl von Anbietern. Bekannt ist unter anderem das Unternehmen PVS-ra (abgerufen am 18.03.2015). Eine Vielzahl von Unternehmen sind zwischenzeitlich gerade für Anwaltskanzleien auf den Markt gekommen.

Bestimmt besteht auf Seiten des Anbieters Ihrer Software bereits die Möglichkeit, die entsprechenden Daten der zu erstellenden Kostenberechnung an die Anbieter elektronisch weiterzuleiten.
Nochmals, was bei Ärzten schon lange geht, sollte auch bei Anwälten möglich sein.

Die neue Vorschrift des §2 BORA wird eine Vielzahl von Möglichkeiten eröffnen, sogenannte NonLegal Aufgaben auf Dritte zu übertragen. Zum jetzigen Zeitpunkt ist solches überwiegend ausschließlich mit Einwilligung des Mandanten möglich. Auf die Änderung der Vorschrift hatte ich bereits in meinem Artikel Non Legal Outsourcing von Kanzleien hingewiesen.

Gerade das Outsourcing von Aufgaben, die täglich in einer Anwaltskanzlei anfallen, kann ein erhebliches Sparpotenzial freilegen.

Ich denke hier insbesondere an

•  Outsourcing der Buchhaltung inklusive Gehaltsbuchhaltung
• Outsourcing des gesamten Schreibdienstes
• Outsourcing der IT
• Outsourcing der Recherche (abgerufen am 18.03.2015)
• Outsourcing virtueller Datenräume  (abgerufen am 18.03.2015)
• Outsourcing Terminvereinbarung

Sie sehen also, Möglichkeiten gibt es viele. Dieses soll auch nur einer kleinen Anregung dienen. Je nach Nutzung solcher Möglichkeiten erübrigen sich natürlich auch wiederum diverse Räumlichkeiten, was uns wieder zu unseren Überlegungen aus dem vorherigen Beitrag bringt und die dort angesprochenen Business Offices.

Ziel dieser ganzen Überlegungen soll sein,

• dass Sie sich als Rechtsanwalt auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können,
• die bestmögliche Dienstleistung für Ihren Mandanten bieten können,
• Ihre Arbeitsprozesse effektiv und effizient gestaltet
•  und die Kosten ihrer Kanzlei nicht höher als unbedingt notwendig sind.

Ist das nicht ein Ziel, für das auch einmal ein “Querdenken” erlaubt, ja sogar notwendig ist?

Ich möchte mit Ihnen, so Sie es möchten, über die gesamte Thematik gerne in der hierfür geschaffenen Gruppe auf FaceBook diskutieren. Folgen Sie einfach diesem Link.