Wer schon einmal das Vergnügen hatte Eintragungen im Grundbuch vornehmen zu lassen, wird bestätigen können, dass es gilt sich mit einer Rechtsmaterie auseinander zu setzen, welche sich als sehr vielschichtig gestalten kann.
Insbesondere für denjenigen, der nicht ständig mit diesem Rechtsgebiet konfrontiert ist, kann es sich als äußert anspruchsvoll darstellen die richtigen Entscheidungen zu treffen und die richtigen Unterlagen beizubringen.
Im Zusammenhang zu betrachtende Gesetze sind zum Beispiel die Grundbuchordnung, das Bürgerliche Gesetzbuch, die GBV, das Beurkundungsgesetz, die Bundesnotarordnung, das Handelsgesetzbuch, die Zivilprozessordnung, das ZVG und das Wohnungseigentumsgesetz. Hinzutreten können außerdem noch ausländische Rechtsordnungen bei gegebenem Bezug.
Grundbuchrecht ist immer vor dem Erfordernis der Sicherheit des Immobiliarverkehrs zu verstehen. Das Grundbuch als Grundlage von Auskünften über eine unbewegliche Sache und Rechtsverhältnisse an dieser, benötigt seinerseits verlässliche Informationen.
Gemäß § 29 Abs.1 GBO sind die Eintragungsbewilligung oder die sonstigen zu der Eintragung erforderlichen Erklärungen durch öffentliche oder öffentlich beglaubigte Urkunden nachzuweisen. Vertretungsverhältnisse und andere Tatsachen in Bezug auf inländische Gesellschaften sind grundsätzlich durch eine notarielle Bescheinigung nach § 21 BNotO oder durch ein Registerzeugnis zu belegen. So will es § 32 GBO.
Für ausländische Gesellschaften gilt jedoch § 32 GBO nicht. In diesen Fällen ist § 29 GBO zu bemühen.
Hier kann also regelmäßig der jeweilige Nachweis durch ein Registerzeugnis, Apostille oder Legalisation und Übersetzung geführt werden.
Zu Apostille und Legalisation sei bemerkt, dass eine Vielzahl von Staatsverträgen Befreiungen vorsehen.
Mit Belgien, Dänemark, Frankreich, Italien und Österreich bestehen derartige bilaterale Abkommen, welche die Apostille für notarielle Urkunden entbehrlich machen.
Gesellschaften aus Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation vom 5. Oktober 1961 (BGBl. 1965 II, S. 876)haben Urkunden nur mit Apostille versehen vorzulegen, um diese anerkennen lassen zu können. Dies gilt nicht für Staaten denen durch die BRD gemäß Art. 12 II des Übereinkommens widersprochen wurde.
Das Schleswig-Holsteinische OLG (Beschluss vom 13.12.2007, Az. 2 W 198/07) hat festgestellt, dass ein deutscher Notar nach eigener Einsichtnahme befugt sein kann eine Vertretungsbescheinigung für eine ausländische Gesellschaft auszustellen. Dies gelte aber nur, wenn im jeweiligen Gründungsstaat mit dem deutschen Handelsregister zu vergleichende öffentliche Register bestehen, wie zum Beispiel in Schweden.
Im United Kingdom kommt dem Companies House eine dem deutschen Handelsregister entsprechende Bedeutung nicht zu. Es hat sich in der Praxis jedoch – gerade auch in London – bewährt und wird als ausreichend erachtet, dass ein englischer „notary“ Bescheinigungen für die „limited liabilty company (ltd.)“ und den Auslandrechtsverkehr erstellt (LG Berlin, ZIP 2004, S.2380).
Weiterhin besteht die Möglichkeit der Beibringung einer Bescheinigung des „Registrar of Companies“. Hierbei hat eine Prüfung der „articles of association“ (Satzung), des “certificate of incorporation“ (Gründungsurkunde) und etwaiger Gesellschafterbeschlüsse zu geschehen (LG Berlin, Beschluss vom 22.06.2004, Az.102 T 48/04). Der Companies Act 2006 sieht auch explizit die genannte Bescheinigung vor. Das „certificate of good standing“ – dieses enthält Angaben über den/die „director/board of directors“, den „secretary“ und die fortdauernde Gesellschaftstätigkeit – wird ebenfalls vom Registrar erteilt.
Art. XXV Abs. 5 Satz 2 des Freundschafts-, Handels- und Schifffahrtsvertrages zwischen der Bundesrepublik und den USA vom 29. Oktober 1954 (BGBl. II 1956, 487 f.) führt dazu, dass in beiden Staaten gegründete Gesellschaften nach dem Recht ihres Gründungsortes zu behandeln und damit korrespondierende Nachweise zu führen sind.
Besonders beliebt ist der Bundesstaat Delaware bei ausländischen Investoren für die Gründung einer LLC – Limited Liability Company – auf Grund der geringen Besteuerung und Angesichts weitreichender gesellschaftsrechtlicher Gestaltungsfreiheiten. Die räumliche Entfernung und das Fehlen von Rechtskenntnissen können relativ zügig zu teilweise unüberwindbaren Hindernissen im Grundbuchverkehr führen. Die Zersplitterung des US-amerikanischen Gesellschaftsrechts auf die einzelnen Bundesstaaten mit ihren jeweiligen Gesetzen ist nicht gerade hilfreich, sondern verhindert eher die Anwendung einheitlicher Übung. Der Zeitfaktor ist auch zu beachten. Bis zu sechs Wochen alte Vertretungsnachweise sind laut dem Landgericht Berlin noch als hinreichend aktuell zu akzeptieren.
Problematisch ist insbesondere, dass teilweise ein „secretary“ nach dem Recht des Bundesstaates nicht bestellt werden muss und seine Bestellung im US-Rechtsverkehr auch nicht notwendig ist. Dieser secretary der Gesellschaft sollte jedoch unbedingt gegenüber dem Secretary of State im Rahmen der Gesellschaftsgründung benannt werden, damit die LLC den Urkundserfordernissen im hiesigen Grundbuchverkehr überhaupt nach zu kommen im Stande ist.
Eine Übersetzung der Eintragungsunterlagen ist nicht erforderlich, wenn der zuständige Richter oder Rechtspfleger über zuverlässige Sprachkenntnisse verfügt und es sich nicht um Urkunden handelt, die Erklärungen und Anträge der Beteiligten enthalten (OLG Zweibrücken MittBayNot 1999, S. 480). Eine vorherige telefonische Absprache empfiehlt sich unbedingt.
Bevor eine ausländische Gesellschaftsform gewählt wird, um möglicherweise im Bundesgebiet Grundstücke zu erwerben und zu veräußern, sollte unbedingt sichergestellt sein, dass jederzeit entsprechende Nachweise über Vertretungsverhältnisse und die Existenz der Gesellschaft geführt werden können. Nicht immer ist das vermeintliche Überseeunternehmen die optimale Lösung, um sich auf dem europäischen Festland wirtschaftlich zu betätigen. Steuerersparnisse und Gründungsvorteile können sehr leicht unwichtig werden, wenn Grundstücksgeschäfte wegen Unklarheiten über die Vertretungsmacht des Geschäftsführers undurchführbar werden.
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